Eğitim Danışmanı, Eğitmen, Yazar Suna Okur'un Ötekiadam Yayınları'ndan çıkan 'Suna Okur ile Zarafet, Go¨rgu¨ ve Protokol' isimli kitabı bu konuda önemli bir boşluğu dolduruyor.
Yazar Suna Okur, kitabında iletişim adabını şöyle anlatıyor:
E – POSTA ADABI
E-POSTANIN KARTPOSTALDAN FARKI YOK
E-posta güvenilir bir iletis¸im aracı değildir. Bu sebeple çok gizli ve çok özel iletilerin elektronik ortamda gönderilmesi uygun degˆildir. Bazen açık bir kartpostaldan farksız oldugˆu unutulmamalıdır.
YANLIŞ KİŞİLERE GÖNDERMEYİN
Bir e-postada iki bölüm vardır, bilgi ve metin kısmı. Bas¸lık bilgilerini düzenlerken e-postanın kime gittigˆine bir kez daha göz atmakta fayda vardır. Çünkü bazen isim benzerliklerinden dolayı mailiniz çok farklı kimselere gidebilmektedir.
HER MAİLE YÖNETİCİNİZİ EKLEMEYİN
Bas¸lık bölümünde bulunan bilgi kısmına her mailde yöneticinizi eklememeye özen göstermelisiniz. Yöneticilerin her mailde bilgiye yazılması, gereksiz bir yıgˆın maille ugˆras¸malarına ve zaman kaybına sebep olmaktadır. Yöneticiyi bilgiye koyarken "Bu maildeki bilgilerden yöneticim gerçekten haberdar olmalı mı?" sorusunu kendimize sormalıyız.
BCC KULLANIMI ETİK OLMALIDIR
Birisiyle yazıs¸ırken bir bas¸ka s¸ahsı bcc'ye eklersek, yazıs¸tıgˆımız kis¸i, Bcc'de olanı göremez. I·letis¸imde s¸effaflık ilkesi ihlal edilmis¸ olur. Ancak Bcc kullanımı bazen toplu gönderilerde listedeki s¸ahısların birbirilerinin adresini görmemeleri için kullanılabilir ki bu şekilde kullanımı çok zariftir.
MAİL ADRESLERİNİ KIDEM SIRASINA GÖRE YAZIN
E-posta dagˆıtımlıysa astlara ve üstlere birlikte gidiyorsa öncelikli olarak üst makamların adresini, sonra da kıdem sırasına göre astları listelemek gerekmektedir. Bilgi kısmında üst makamın adresi, astlardan sonra yazılmamalıdır.
KONU KISMINDA KISALTMA YAPILMAMALI
Konu bölümüne hakkında, dair, ait ibareleri yazılmaz çünkü bunları yazmak muhatabımızın zekâsına hakaret olarak yorumlanmaktadır. Ayrıca konu, içerigˆi özetleyen birkaç kelimeden olmalıdır. Konu kısmında kısaltma yapılmamalıdır. "Rapor" uygunsuz bir konu bas¸lıgˆıdır çünkü daha sonra arandıgˆında bulmayı kolaylas¸tıracak anahtar kelimelerden yoksundur. Bunun yerine mesela "Güncellenmis¸ 2014 Bütçe Raporu" gibi birkaç detayı barından bir konu bas¸lıgˆı, arandıgˆında bulmayı kolaylas¸tıracagˆı için daha iyi bir bas¸lıktır.
SAYGI BİLDİREN KELİMELERDE KISALTMA YAPMAK SAYGISIZLIK
E-posta metnini olus¸tururken mail daima hitapla bas¸lar. Hitapsız mail gönderilmez. Metni olus¸tururken cümleler tam ve anlamlı olmalı, kelimelerde kısaltma yapılmamalıdır. Özellikle saygı bildiren kelimelerde kısaltma yapmak saygısızlık olarak degˆerlendirilir. Sayın yerine sn, saygılar yerine syg, tes¸ekkürler yerine ts¸k diye kısaltılmaz, kelimeler tam yazılmalıdır.
ELEKTRONİK ORTAMDA BAŞSAĞLIĞI DİLENMEZ
Bas¸ sagˆlıgˆı mesajı, tebrik, özür, nikâh veya nis¸an davetiyeleri elektronik ortamda gönderilmez. Bu tür gönderiler muhatabımızı dikkate almadıgˆımız veya davete katılmasını istemedigˆimiz s¸eklinde yorumlanabilir.
BÜYÜK HARFLE YAZMAK BAĞIRMAK ANLAMINA GELİR
Tamamı büyük harfle yazılan mailler bagˆırmak anlamındadır. Elektronik ortamda bir kelimeyi bile -kısaltmalar hariç- büyük harfle yazmaktan kaçınmak gerekir. Türkçe karakterlerin yaygınlas¸ması için mail Türkçe karakterle yazılmalıdır.
RESMİ YAZIŞMALARDA GÜLÜCÜK KULLANMAYIN
Gülen yüz, agˆlayan yüz gibi "smiley"ler is¸ ortamında tanıs¸ıklıgˆımız veya görüs¸memiz olmayan kimselere kullanılırsa laubalilik olarak degˆerlendirilir. Smiley'ler ancak çok samimi oldugˆunuz kimselerle yapılan gayrı resmî yazıs¸malarda kullanılır.
HER MAİLDEN SONRA OKUNDU TEYİDİ İSTEMEYİN
Her mailden sonra okundu teyidi istenmesi güvensizlik olarak algılanmaktadır. Mailin sonunda iletis¸im bilgilerinin bulunması gerekir. Muhatabınız bir bas¸ka iletis¸im yönetimini kullanmak istedigˆinde nezaketen is¸ini kolaylas¸tırmak gerekir.
BAS¸KASININ YÜZÜNE SÖYLENMEYECEK S¸EYLERİ YAZMAYIN
Unutulmamalıdır ki muhatabınız üslubunuza bakarak sizi degˆerlendirme yoluna gitmektedir. Bu sebeple, bilhassa kurum içi maillerde, emredici tonlardan uzak durmak gerekir. Bas¸kasının yüzüne söylenmeyecek s¸eyler elektronik ortamda yazılmamalıdır. E-postanın yazıldıgˆı alan, nezaket ve görgü kurallarından azade degˆildir. Özellikle kaba söz ve imadan mail yazarken de kaçınmak gerekir.
SAHİBİNE SORULMADAN E-POSTASI BAŞKASINA VERİLMEZ
Toplu maillerde gizli karbon kopyayı kullanmadan kis¸ilerin adreslerini gizlememek, kis¸ilerin mahremine saygısızlık olarak degˆerlendirilir. Çünkü ev ve cep telefon numarası nasıl s¸ahsa sorulmadan bir bas¸kasıyla paylas¸ılmazsa e-posta adresleri de aynı muameleyi hak etmektedir.
BU E-POSTAYI 10 KİS¸İYE GÖNDER, GÖNDERMEZSEN...
Son zamanlarda popülerles¸en "Bu e-postayı 10 kis¸iye gönder, göndermezsen..." gibi mailleri bas¸kalarına göndermek görgüsüzlüktür.
POLİTİK GÖRÜS¸ÜNÜZÜ DESTEKLEYEN BİR E-POSTAYI...
Savundugˆunuz politik görüs¸ü destekleyen bir e-postayı ilgili ilgisiz herkese göndermek uygunsuz ve daha sonra üzülme sebebiniz olabilecek bir davranıs¸tır. Gelen e-posta, listelere hiçbir filtre kullanılmadan gönderilmemelidir.
SOSYAL MEDYA ADABI
DÜN TANIŞTIĞINIZ KİŞİYE ARKADAŞLIK TEKLİF ETMEYİN
Birkaç gün önce tanıs¸ılan ve herhangi bir samimiyet gelis¸tirilmemis¸ insanlara sosyal paylas¸ım sitelerinde arkadas¸lık teklif etmek görgüsüzlüktür. Ayrıca arkadas¸lık teklifi için yas¸, mevki ve statü göz önünde bulundurulmalıdır.
SAYFANIZI BEĞENMESİ İÇİN ISRAR ETMEYİN
Listenizde olanlara blogunuzu, sayfanızı, grubunuzu begˆenmeleri için baskı yapmak, bu istegˆe uymayanları tekrar tekrar uyarmak uygun bir davranıs¸ degˆildir.
SORMADAN ETİKETLEME
Fotogˆraf albümündeki kis¸ilerin haberi olmadan, kendilerine sorulmadan fotogˆraflarını yayınlamak ayrıca adlarını fotogˆrafın üstüne yazmak kaba bir davranıs¸tır.
EGˆİTİMSİZLİGˆİN VE SAYGISIZLIGˆIN GÖSTERGELERİ
Kis¸isel notlar veya ilaç reklamları için arkadas¸ların Facebook duvarlarını kullanmak, buralara laubali mesajlar yazmak, takma ad kullanarak sosyal paylas¸ım sitelerinde kaba, çirkin, ayıp sayılacak s¸eyler yazmak ve siyasi yorumlarda bulunmak egˆitimsizligˆin ve saygısızlıgˆın göstergesidir.
Unutmamak gerekir ki internet ortamında insanlar, bizi yazdıgˆımız s¸eylere göre yorumlayacaklardır. Bu sebeple, yazdıklarımızı bir kez daha gözden geçirmekte fayda vardır.
GEZDİĞİN GÖRDÜĞÜN, YEDİĞİN İÇTİĞİN SANA KALSIN
Sosyal paylas¸ım sitelerinde ruh halinizi yazmak, mahrem konuları paylas¸mak, ne yiyip içtigˆinizi ilan etmek, gezilen yerlerin reklamını yapmak, insanları özendirmeye çalıs¸mak görgüsüz olarak degˆerlendirilme sebebidir.
DEVAMLI CEP TELEFONUYLA OYNAMAK...
Bir arkadas¸ görüs¸mesinde, yemekte veya toplantıda devamlı cep telefonuyla oynamak, mesaj yazmak ve etrafla ilgilenmemek görgüsüzlük olarak degˆerlendirilir.