E-postanın da kuralları var!

Uluslararası danışmanlık ve eğitim firması David Allen Company'nin kurucusu David Allen'ın, özellikle verimlilik konularına değindiği kendi blog sayfasında verilen ipuçları, günümüzde bir bilgisayar kullanıcısının yaptığı en sıradan işlerden biri olan e-mail göndermenin bile belirli kurallara dikkat edildiğinde daha etkili hale getirilebileceğini gösteriyor. Kelly Forrister imzasıyla çıkan yazıda, e-mail gönderirken uyulması gereken beş kurala değiniliyor:

1: Mesajınızı iletmek için doğru aracı seçtiğinizden emin olun: e-mail, elinizdeki mesaja en uygun düşen araç olmayabilir. Mesaja e-mail üzerinden başlamış olmanız yine orada bitirmek zorunda olduğunuz anlamına gelmiyor.

2: "To" ve "Cc" (Türkçede sırasıyla Kime ve Bilgi) farkına dikkat ederseniz, mesajınızın amacına ulaşmasını kolaylaştırabilirsiniz. "To" kısmına e-maile cevap vermesini beklediğiniz alıcıları, "Cc" kısmınaysa sadece bilgilendirmek istediğiniz alıcıları ekleyin.

3: Konu kısmına mesajla ilişkili net bir açıklama yazın. Çok sık olarak kullanılan "güncelleme" gibi genel ifadeler uzun vadede kafa karışıklığına yol açabilir. Ayrıca e-mail alışverişi sırasında içerik değiştiğinde konuyu da değiştirmekten çekinmeyin.

4: Eğer cevabınızı alıcı listesindeki herkesin alması gerekmiyorsa "tümünü yanıtla" seçeneğini kullanmaktan sakının.

5: E-maile ne süre içinde cevap verilmesini beklediğinizi belirtmeyi unutmayın. Böylece hem alıcıların kafası karışmaz hem de erken ya da geç cevap yazanlar kendilerini kötü hissetmezler.