E-postayı kullanırken, daha verimli çalışabilmeniz için dikkat etmeniz gereken bazı detaylar vardır.
Elektronik posta, hayatımıza kazandırdığı pek çok kolaylık sayesinde en popüler iletişim araçlarından birisi olmayı başarmıştır. Bu yazıda size, e-postayı daha verimli bir şekilde kullanmanız için gereken bazı ipuçlarından bahsedeceğiz.
Her şeyden önce bir elektronik posta adresine sahip olmalısınız. Bu adres, size e-posta sağlayıcınız tarafından verilecektir. İkinci konu ise en az ilki kadar önemli olan elektronik posta kutusudur. Bu kutu, tüm mesajların ilk olarak geldiği ve toplandığı yerdir. Bu yüzden posta kutusunun kapasitesi hayati bir önem taşır. Artık sadece 1 MB'lık posta kutularının devri kapanmıştır ve en azından 5-10 MB'lık posta kutuları kullanılmaktadır. Normal bir mesajın 2-3 KB yer tuttuğunu göz önünde bulundurursak, bu kadar büyük bir alana niye ihtiyaç duyacağınızı merak edebilirsiniz. Sadece metinden oluşan e-postaların mesajlarının dışında, artık resim, ses ve video dosyaları içeren mesajlar da kullanılıyor ve bunlar oldukça büyük bir alan kaplıyorlar. Eğer posta kutusu doluysa, gelen mesajlar kabul edilmez ve göndericiye geri gönderilir. Outlook Express gibi programlar, mesajları bilgisayarınıza kaydederken posta kutunuzdan da silerler. Böylece yeni mesajlar için yer açılmış olur. Kısacası posta kutunuz ne kadar boş olursa, alabileceğiniz e-posta sayısı da o kadar artar.
Birkaç Tavsiye
BİRKAÇ TAVSİYE
• İki e-posta hesabınız olması, her zaman için daha iyidir. Birini kişisel mesajlar için, diğerini de iş için kullanabilirsiniz.
• E-postanızı düzenli olarak kontrol edin. Bu şekilde gelen mesajları bilgisayarınıza aktarabilir ve posta kutunuzu boşaltabilirsiniz.
• "Gelen Kutusu" içerisinde yeni klasörler oluşturarak, e-postaları belli kriterlere göre bu klasörlere dağıtın. Eğer tüm mesajlar tek bir klasörde toplanırsa, aradığınızı bulmanız da zorlaşacaktır. İlerleyen sayılarda, klasörlerle nasıl çalışabileceğinizi Öğreneceksiniz. Ama önce klasör oluşturmayı görelim.
• Önce "Dosya" menüsünden "Yeni" seçeneğini tıklayın ve açılacak küçük menüde göreceğiniz "Klasör" satırını seçin. Böylece "Klasör Oluştur" penceresini açmış olacaksınız.
• "Klasör Oluştur" penceresinde, alt klasörlerinizi hangi klasörün altında oluşturacağınızı belirleyebilirsiniz. Alt klasörü yaratırken uygun gördüğünüz klasörü tıklayın ve "Tamam"a basın. Artık Outlook Express, yeni klasörünüzü "Gelen Kutusu" altında gösterecektir. Almış olduğunuz e-postaları bir klasörden diğerine sürükleyebilirsiniz. Bu sayede gelen tüm mesajlar, "Gelen Kutusu" klasörü içinde gelişi güzel bir şekilde birikmeyecektir.
İPUCU: Bir posta kutusunda en çok yer kaplayan unsurlar, e-postalardaki eklerdir. Bu ekleri bilgisayarınıza aktarıp yeni postalara yer açmanız, yapabileceğiniz en mantıklı hareket olacaktır.
Bilgi: Limit
BİLGİ: LİMİT
Servis sağlayıcınızın sunucu bilgisayarı üzerinde bulunan posta kutuları, belli bir kapasite limitine sahiptir. Bu limit, posta kutusunun ne kadar mesaj alabileceğini gösterir. Eğer posta kutunuz dolmuşsa, servis sağlayıcınız bunu size bildirecektir. Böyle bir duruma düşmemek için, her gün en az bir kere size gelen mesajları bire-posta programı yardımıyla bilgisayarınıza aktarmalı; önemsiz olanları ise silmelisiniz.
Bilgi: Kurallar
BİLGİ: KURALLAR
Bir kaç farklı klasör oluşturup, buralara farklı mesajları yerleştirmenizi tavsiye ederiz. Örneğin, iş ile ilgili mesajlarla, arkadaşlarınızdan gelen e-postaların aynı yerde durmaması; ayrı klasörlere ayrılması daha mantıklıdır. Bazı programlar özel "kurallar" sayesinde bu yerleştirmeyi e-posta alındığı anda otomatik olarak yapabilirler. Örneğin belli kelimelere kural atayabilirsiniz. Böylece içinde "Eğlence", "Aşk" veya "Selamlar" gibi sözcükler geçen mesajlar otomatik olarak arkadaşlar klasörüne kopyalanabilir. Bu konu hakkında ayrıntılı bilgileri ilerleyen sayılarda bulabilirsiniz.
Terimler
... TERİMLER ...
POSTA KUTUSU: E-posta sunucusu üzerinde sizin için ayrılmış olan depolama alanıdır. Size gelen bir mesaj, siz ona bilgisayarınıza aktarana kadar burada saklanır.