Bul, Paylaş, Yayınla...

Geçen ay Sharepoint dosyasını açmış ve Team Services uygulamasını incelemiştik. Bu ay daha çok kurumsal bazda faaliyet gösterecek çok kapsamlı bir intranet/internet uygulaması olan Sharepoint Portal Server 2001 (SPS) programını inceleyeceğiz.

Sharepoint Portal Server uygulaması üç önemli başlık altında düşünülerek ön plana çıkıyor. Bilgi Paylaşımı, Doküman Yönetimi, Gelişmiş Arama Fonksiyonları. Bu üç ana başlık Sharepoint Portal Server 2001 uygulamasının yapı taşlarını oluşturuyor. Günümüzde çalıştığımız şirketin verimliliğinin artması için ne gibi konularda iyileştirme çalışmaları yapılması gerektiği sorusuna da Sharepoint Portal Server’ın yapı taşları cevap veriyor. Şirket içindeki departmanlar arasında dolaşmak ya da müşterilerin bulunduğu yere gitmek yerine, birbirlerinden uzak yerlerde çalışanlara yönelik portallar kurarak gereksinim duyulabilecek tüm bilgilerin paylaşılması ile oluşan çözüm, bir çok kişi için bulunmaz bir fırsat. Ayrıca birçok bilginin çok basit şekilde çalışan arama motorları ile veya kategorileştirilmiş görünümler sayesinde en kısa sürede bulunabilmesi de çalışanların iş kayıp saatlerini telafi edebilecek bir özellik olarak göze çarpıyor. Tüm bu özelliklerin üzerine varolan tüm bilgilerin doküman yönetim işlemlerinin de çok basit bir şekle getirilmesi, şirketlerin bilgi merkezlerinin ne kadar hızlı ve kolay kullanılabilir olacağını gösteriyor.

Tüm bu işlemleri çalışanlar tarafından yeni bir program öğrenmeye gerek olmayacak şekilde yapmak ise çok önemli bir avantaj. Sadece Office, Internet Explorer ve Windows Explorer kullanım bilgisi, Sharepoint Portal Server kullanımı için yeterli oluyor. Bu sayede intranet ve internetteki tüm içeriğin sorumluluğu doğrudan kullanıcılar tarafından da üstlenebiliniyor.

Portal kavramı: Bütün bilgi ve servislere tek ara yüzden, tek noktadan ulaşılabilen web sayfalarına portal denir. Portal dışında bir de “Kurumsal Portal” ifadesi bulunuyor. Kurumsal Portal da şirketlere özgü elektronik ortamlarındaki tüm kaynakları bir araya getiren ve herkesin mümkün olduğunca kolay kullanmasını sağlayan iş masaüstleri diye tanımlanıyor.

Microsoft SharePoint Portal Server 2001 ürününün en önemli özelliklerinden birisi, paketten hazır çıkan ve genişleyebilen bir portal çözümü. Ürünün içerisinden çıkan portal mimarisi Microsoft’un iki yıldan fazladır üzerinde çalıştığı Digital Dashboard teknolojisine dayanıyor.

Doküman yönetimi nedir?

Doküman yönetimini ilginç bir araştırmayla inceleyelim dilerseniz. Gartner Grubu’nun 1997 yılında yaptığı araştırmaya göre şirket çalışanları, haftada 8 saatlerini –toplam çalışma süresinin yüzde 20’si– belge yönetimi için harcıyorlar. Bugün ise bu oranın çalışma saatlerinin yüzde 20 yüzde 30’unu oluşturduğu, 2003 yılı itibarıyla da yüzde 30-yüzde 40’ını alacağı tahmin ediliyor.

Bugün şirketlerde bir “doküman yönetim” sistemi kurmak çok ciddi maliyet azalmasını da beraberinde getiriyor. Ortalama bir çalışanın yılda 30 bin dolarlık bir maaş aldığını varsayarsak, zamanının yüzde 20’si doküman yönetimi işleri ile geçtiği durumda, yılda 6000 dolar -veya 1000 kişilik bir şirkette 6 milyon boşa giden harcama olarak görülebilir. İnsan kaynaklarının maliyetine ek olarak elektronik veya kağıt ortamında belge işleme maliyetlerini de düşünürsek, “doküman yönetimi” yapılmayan bir sistemde Gartner’a göre;

- Ortalama olarak bir belge, kağıt veya elektronik ortamda 9 ile 11 kez arasında kopyalanıyor ve maliyeti 18 dolar.

- Belgelerin dosyalanma maliyeti belge başına 20 dolar.

- Yanlış dosyalanmış bir belgenin bulunmasının maliyeti 120 dolar.

Microsoft Sharepoint Portal Server 2001 ile beraber gelen “doküman yönetim sistemi”, bu örneklerde belirtilen maliyetleri minimum seviyelere getirmek için bir çok özellik barındırıyor. Ayrıca bu özellikler Sharepoint Portal Server kullanıcılarının herhangi bir ek teknoloji bilgisi olmaksızın kullanılabilecek özellikler olması avantajlarını daha da artırıyor. Microsoft Sharepoint Portal Server bir doküman yönetim sisteminde aşağıdaki özellikleri kapsamaktadır.

1. Doküman check-in/check-out (belgenin üzerinde ortak çalışma)
2. Versiyon kontrolü (istenen versiyona geri dönebilme ve versiyonların takibi)
3. Yayınlanma (belgelerin bir onay mekanizmasından geçerek intranette yayınlanması)
4. Güvenlik (belgelere herkesin hakları ölçüsünde erişebilmesi)
5. İndeksleme ve arama (belgelere birer profil atanması, belgenin içindeki kelimelere göre otomatik olarak kategorize edilmesi ve aranılan kelimelere göre gelen belgelerin görüntülenmesi)

Sharepoint Portal Server 2001’in avantajları nelerdir?

Yenilenmiş arama teknolojisi:
Microsoft Research’ün patentli teknolojisi, bu algoritmaları ilk kez ticari kullanıma sunuyor. Microsoft Sharepoint Portal Server, arama sorgularında Microsoft’un önceki nesil arama teknolojisine göre ve birçok diğer arama teknolojilerine göre daha iyi sonuç veriyor. SharePoint Portal Server’ın esnek bir şekilde arama yapmaya olanak veren kullanıcı ara yüzü, kullanıcıların doğal dil, mantıksal ve diğer sorgu işlemlerini kolayca yapmalarına olanak sağlamaktadır. Ayrıca, kullanıcı ara yüzü sayesinde kullanıcılar arama içerisinde kolayca arama yapabilir; en iyi sonuç ve en ilgiliden en az ilgiliye göre sıralanmış sonuçlar alabilirler.

En önemli kurumsal içeriğe erişim:
Microsoft Sharepoint Portal Server, bir organizasyonun temel bilgi kaynakları için hazır destek sunuyor. Bir sihirbaz ile yönlendirilen ara yüz sayesinde, belirlenmiş koordinatörler Windows Server dosya sunucularından, Exchange Server Public Folder’ları, Lotus Notes/Domino Server veya herhangi bir web sunucusunda saklanan bilgileri indeksleyebiliyorlar. Microsoft Sharepoint Portal Server, organizasyonel
içerik güvenliği talimatlarına uygun hareket ederek, Windows dosya sistemi, Exchange Server Public Folder veya Lotus Notes Server’da bulunan her türlü bilgi ile ilgili güvenlik bilgisini yakalayıp, arama sonuçlarını da kullanıcının güvenlik seviyesine göre sunuyor. Microsoft Sharepoint Portal Server, uygulama geliştiricilerin diğer içerik kaynaklarını indeksleyebilmelerine olanak veren bir uygulama programlama ara yüzü (API) desteğini de sunarak, bu sayede organizasyonların tam olarak aradıkları içeriğe ulaşabilmelerini sağlıyor. SharePoint Portal Server, aynı zamanda Office 95, Office 97, Office 2000 ve Office XP belgeleri, HTML belgeleri, TIFF belgeleri ve metin belgeleri hazır desteği gibi en sık kullanılan belge türlerine erişim sağlıyor. WordPerfect, PDF gibi diğer belge türleri de endüstri standardına dayalı filtre modeli sayesinde kullanılabiliyor.

Bilgilerdeki değişikliklerden haberdar olma:
Microsoft Sharepoint Portal Server’ın üyelik teknolojisi, internet haber gruplarındaki yüz binlerce kullanıcı için tasarlanmış. Kullanıcıların takip etmek istedikleri aramalara, belge değişikliklerine veya belirli konu başlıklarına abone olmalarına olanak sağlamaktadır. Bir kullanıcı, portalda belirli bir konu başlığına üye olduğunda, değişiklikler kendisine düzenli aralıklarla veya değişiklik olduğunda hemen portal veya e-posta aracılığıyla bildiriliyor. SharePoint, web yöneticilerinin belirli belgeleri veya içeriği öncelikli veya en iyiler olarak belirleyebilmesine olanak vererek, kullanıcıların en iyi bilgiye en hızlı şekilde ulaşabilmesini sağlıyor. Bu şekilde belirli bir bilgiye ulaşmak isteyen bilgi çalışanları, ilk olarak aradıkları ile en ilgili olan bilgiye ulaşabiliyor.

İlgili içeriği otomatik olarak kategorilendirme:
SharePoint’in otomatik olarak kategorilere ayırma teknolojisi, belgelerin belirli bölümleri için bazı kurallar ve anahtar sözcüklerden oluşan ortak bir sözlük kullanıyor. Bu sayede koordinatörler SPS’yi sunucu tarafından indekslenen içeriği otomatik olarak kategorilere ayıracak şekilde kurabilirler.

Ölçeklenebilir ve yönetimi kolay arama özelliği:
Esnek içerik sunum özelliği, yeni içeriği manuel modda, belirlenen belirli bir zamanda, artırmalı modda (bu şekilde yöneticiler yalnızca yeni içeriği ve yeni içerikte meydana gelen değişiklikleri indeksleyebilirler), uyarı modunda (diğer sunuculardan uyarı gelmesi şeklinde) veya uyarlama modunda (SharePoint paylaşımları ve konumları ölçer ve en sık değişen içeriği proaktif olarak indeksler) indekslemek üzere ayarlanabilir. Microsoft Sharepoint Portal Server, performans ölçüm ve olay izleme destek araçları ve yedekleme/yeniden yükleme gibi standart sistem yönetim işlevleri için Microsoft Management Console (MMC) ek bileşenleri sunuyor. Microsoft Sharepoint Portal Server’ın indeksleme teknolojisi, binlerce sunucu üzerindeki milyonlarca belgeyi indekslenirken, indeks ile ilgili olarak on binlerce kullanıcı tarafından sorgulama yapılabiliyor.

Okuyucu Yorumları

İlk yorum yapan siz olun
Sen de yorum yaz


Bu konuda okuyacaklarınız
CHIP'i Takip edin
E-Posta listemize katılın
CHIP Dergi Mobil Cihazınızda

İlginizi çekebilir