Bul, Paylaş, Yayınla...

Geçen ay Sharepoint dosyasını açmış ve Team Services uygulamasını incelemiştik. Bu ay daha çok kurumsal bazda faaliyet gösterecek çok kapsamlı bir intranet/internet uygulaması olan Sharepoint Portal Server 2001 (SPS) programını inceleyeceğiz.

Sharepoint Portal Server uygulaması üç önemli başlık altında düşünülerek ön plana çıkıyor. Bilgi Paylaşımı, Doküman Yönetimi, Gelişmiş Arama Fonksiyonları. Bu üç ana başlık Sharepoint Portal Server 2001 uygulamasının yapı taşlarını oluşturuyor. Günümüzde çalıştığımız şirketin verimliliğinin artması için ne gibi konularda iyileştirme çalışmaları yapılması gerektiği sorusuna da Sharepoint Portal Server’ın yapı taşları cevap veriyor. Şirket içindeki departmanlar arasında dolaşmak ya da müşterilerin bulunduğu yere gitmek yerine, birbirlerinden uzak yerlerde çalışanlara yönelik portallar kurarak gereksinim duyulabilecek tüm bilgilerin paylaşılması ile oluşan çözüm, bir çok kişi için bulunmaz bir fırsat. Ayrıca birçok bilginin çok basit şekilde çalışan arama motorları ile veya kategorileştirilmiş görünümler sayesinde en kısa sürede bulunabilmesi de çalışanların iş kayıp saatlerini telafi edebilecek bir özellik olarak göze çarpıyor. Tüm bu özelliklerin üzerine varolan tüm bilgilerin doküman yönetim işlemlerinin de çok basit bir şekle getirilmesi, şirketlerin bilgi merkezlerinin ne kadar hızlı ve kolay kullanılabilir olacağını gösteriyor.

Tüm bu işlemleri çalışanlar tarafından yeni bir program öğrenmeye gerek olmayacak şekilde yapmak ise çok önemli bir avantaj. Sadece Office, Internet Explorer ve Windows Explorer kullanım bilgisi, Sharepoint Portal Server kullanımı için yeterli oluyor. Bu sayede intranet ve internetteki tüm içeriğin sorumluluğu doğrudan kullanıcılar tarafından da üstlenebiliniyor.

Portal kavramı: Bütün bilgi ve servislere tek ara yüzden, tek noktadan ulaşılabilen web sayfalarına portal denir. Portal dışında bir de “Kurumsal Portal” ifadesi bulunuyor. Kurumsal Portal da şirketlere özgü elektronik ortamlarındaki tüm kaynakları bir araya getiren ve herkesin mümkün olduğunca kolay kullanmasını sağlayan iş masaüstleri diye tanımlanıyor.

Microsoft SharePoint Portal Server 2001 ürününün en önemli özelliklerinden birisi, paketten hazır çıkan ve genişleyebilen bir portal çözümü. Ürünün içerisinden çıkan portal mimarisi Microsoft’un iki yıldan fazladır üzerinde çalıştığı Digital Dashboard teknolojisine dayanıyor.

Doküman yönetimi nedir?

Doküman yönetimini ilginç bir araştırmayla inceleyelim dilerseniz. Gartner Grubu’nun 1997 yılında yaptığı araştırmaya göre şirket çalışanları, haftada 8 saatlerini –toplam çalışma süresinin yüzde 20’si– belge yönetimi için harcıyorlar. Bugün ise bu oranın çalışma saatlerinin yüzde 20 yüzde 30’unu oluşturduğu, 2003 yılı itibarıyla da yüzde 30-yüzde 40’ını alacağı tahmin ediliyor.

Bugün şirketlerde bir “doküman yönetim” sistemi kurmak çok ciddi maliyet azalmasını da beraberinde getiriyor. Ortalama bir çalışanın yılda 30 bin dolarlık bir maaş aldığını varsayarsak, zamanının yüzde 20’si doküman yönetimi işleri ile geçtiği durumda, yılda 6000 dolar -veya 1000 kişilik bir şirkette 6 milyon boşa giden harcama olarak görülebilir. İnsan kaynaklarının maliyetine ek olarak elektronik veya kağıt ortamında belge işleme maliyetlerini de düşünürsek, “doküman yönetimi” yapılmayan bir sistemde Gartner’a göre;

- Ortalama olarak bir belge, kağıt veya elektronik ortamda 9 ile 11 kez arasında kopyalanıyor ve maliyeti 18 dolar.

- Belgelerin dosyalanma maliyeti belge başına 20 dolar.

- Yanlış dosyalanmış bir belgenin bulunmasının maliyeti 120 dolar.

Microsoft Sharepoint Portal Server 2001 ile beraber gelen “doküman yönetim sistemi”, bu örneklerde belirtilen maliyetleri minimum seviyelere getirmek için bir çok özellik barındırıyor. Ayrıca bu özellikler Sharepoint Portal Server kullanıcılarının herhangi bir ek teknoloji bilgisi olmaksızın kullanılabilecek özellikler olması avantajlarını daha da artırıyor. Microsoft Sharepoint Portal Server bir doküman yönetim sisteminde aşağıdaki özellikleri kapsamaktadır.

1. Doküman check-in/check-out (belgenin üzerinde ortak çalışma)
2. Versiyon kontrolü (istenen versiyona geri dönebilme ve versiyonların takibi)
3. Yayınlanma (belgelerin bir onay mekanizmasından geçerek intranette yayınlanması)
4. Güvenlik (belgelere herkesin hakları ölçüsünde erişebilmesi)
5. İndeksleme ve arama (belgelere birer profil atanması, belgenin içindeki kelimelere göre otomatik olarak kategorize edilmesi ve aranılan kelimelere göre gelen belgelerin görüntülenmesi)

Sharepoint Portal Server 2001’in avantajları nelerdir?

Yenilenmiş arama teknolojisi:
Microsoft Research’ün patentli teknolojisi, bu algoritmaları ilk kez ticari kullanıma sunuyor. Microsoft Sharepoint Portal Server, arama sorgularında Microsoft’un önceki nesil arama teknolojisine göre ve birçok diğer arama teknolojilerine göre daha iyi sonuç veriyor. SharePoint Portal Server’ın esnek bir şekilde arama yapmaya olanak veren kullanıcı ara yüzü, kullanıcıların doğal dil, mantıksal ve diğer sorgu işlemlerini kolayca yapmalarına olanak sağlamaktadır. Ayrıca, kullanıcı ara yüzü sayesinde kullanıcılar arama içerisinde kolayca arama yapabilir; en iyi sonuç ve en ilgiliden en az ilgiliye göre sıralanmış sonuçlar alabilirler.

En önemli kurumsal içeriğe erişim:
Microsoft Sharepoint Portal Server, bir organizasyonun temel bilgi kaynakları için hazır destek sunuyor. Bir sihirbaz ile yönlendirilen ara yüz sayesinde, belirlenmiş koordinatörler Windows Server dosya sunucularından, Exchange Server Public Folder’ları, Lotus Notes/Domino Server veya herhangi bir web sunucusunda saklanan bilgileri indeksleyebiliyorlar. Microsoft Sharepoint Portal Server, organizasyonel
içerik güvenliği talimatlarına uygun hareket ederek, Windows dosya sistemi, Exchange Server Public Folder veya Lotus Notes Server’da bulunan her türlü bilgi ile ilgili güvenlik bilgisini yakalayıp, arama sonuçlarını da kullanıcının güvenlik seviyesine göre sunuyor. Microsoft Sharepoint Portal Server, uygulama geliştiricilerin diğer içerik kaynaklarını indeksleyebilmelerine olanak veren bir uygulama programlama ara yüzü (API) desteğini de sunarak, bu sayede organizasyonların tam olarak aradıkları içeriğe ulaşabilmelerini sağlıyor. SharePoint Portal Server, aynı zamanda Office 95, Office 97, Office 2000 ve Office XP belgeleri, HTML belgeleri, TIFF belgeleri ve metin belgeleri hazır desteği gibi en sık kullanılan belge türlerine erişim sağlıyor. WordPerfect, PDF gibi diğer belge türleri de endüstri standardına dayalı filtre modeli sayesinde kullanılabiliyor.

Bilgilerdeki değişikliklerden haberdar olma:
Microsoft Sharepoint Portal Server’ın üyelik teknolojisi, internet haber gruplarındaki yüz binlerce kullanıcı için tasarlanmış. Kullanıcıların takip etmek istedikleri aramalara, belge değişikliklerine veya belirli konu başlıklarına abone olmalarına olanak sağlamaktadır. Bir kullanıcı, portalda belirli bir konu başlığına üye olduğunda, değişiklikler kendisine düzenli aralıklarla veya değişiklik olduğunda hemen portal veya e-posta aracılığıyla bildiriliyor. SharePoint, web yöneticilerinin belirli belgeleri veya içeriği öncelikli veya en iyiler olarak belirleyebilmesine olanak vererek, kullanıcıların en iyi bilgiye en hızlı şekilde ulaşabilmesini sağlıyor. Bu şekilde belirli bir bilgiye ulaşmak isteyen bilgi çalışanları, ilk olarak aradıkları ile en ilgili olan bilgiye ulaşabiliyor.

İlgili içeriği otomatik olarak kategorilendirme:
SharePoint’in otomatik olarak kategorilere ayırma teknolojisi, belgelerin belirli bölümleri için bazı kurallar ve anahtar sözcüklerden oluşan ortak bir sözlük kullanıyor. Bu sayede koordinatörler SPS’yi sunucu tarafından indekslenen içeriği otomatik olarak kategorilere ayıracak şekilde kurabilirler.

Ölçeklenebilir ve yönetimi kolay arama özelliği:
Esnek içerik sunum özelliği, yeni içeriği manuel modda, belirlenen belirli bir zamanda, artırmalı modda (bu şekilde yöneticiler yalnızca yeni içeriği ve yeni içerikte meydana gelen değişiklikleri indeksleyebilirler), uyarı modunda (diğer sunuculardan uyarı gelmesi şeklinde) veya uyarlama modunda (SharePoint paylaşımları ve konumları ölçer ve en sık değişen içeriği proaktif olarak indeksler) indekslemek üzere ayarlanabilir. Microsoft Sharepoint Portal Server, performans ölçüm ve olay izleme destek araçları ve yedekleme/yeniden yükleme gibi standart sistem yönetim işlevleri için Microsoft Management Console (MMC) ek bileşenleri sunuyor. Microsoft Sharepoint Portal Server’ın indeksleme teknolojisi, binlerce sunucu üzerindeki milyonlarca belgeyi indekslenirken, indeks ile ilgili olarak on binlerce kullanıcı tarafından sorgulama yapılabiliyor.

Sharepoint Portal Server 2001’in önemli noktaları

Geçen ayki yazımızda Sharepoint Team Services uygulamasının makineye kurulumu sırasında SQL Server programı sistemde varsa database uygulaması olarak onu kullanacağını, yoksa kendi içinden gelen MSDE uygulamasını kurduğundan bahsetmiştik. Sharepoint Portal Server 2001 ise SQL veya MSDE uygulamasına gerek kalmadan kendi içinden gelen Microsoft Exchange Server mimarisinde Web Storage System yapısı barındırmaktadır. Bu sebeple bahsedilen gelişmiş arama seçenekleri, yapının daha sağlam olması gibi özellikler sisteme rahatça entegre edilmiştir. Dilerseniz Sharepoint Portal Server 2001 uygulamasının önemli noktalarını soru cevap şeklinde madde madde inceleyelim.

Sharepoint Portal Server hangi dillerde mevcuttur?
İngilizce, Almanca, Fransızca, İtalyanca, İspanyolca ve Japonca

Sharepoint Portal Server ne tür bir sistem gerektiriyor?
İşlemci: Pentium III ve üstü
İşletim sistemi: Windows 2000 Server SP1 ve üstü veya Windows 2000 Advanced Server SP1 ve üstü. IIS 5.0
SMTP
Hafıza: 256 MB RAM
Disk: 550 MB boş alan

Sharepoint Portal Server, .NET destekli mi?
Kesinlikle evet, içerisinde birçok .NET core elementleri bulunduruyor. Ayrıca XML tabanlı yapısı ve WEBDAV ile beraber diğer web tabanlı protokolleri de desteklemesi .NET teknolojilerini ne denli kullanabildiğini gösteriyor.

Sharepoint Team Service ile Sharepoint Portal Server arasındaki fark nedir?
Bunun cevabını bir önceki sayfadaki tabloda bulabilirsiniz. Daha ayrıntılı bilgiye ve bu tabloya netten de ulaşabilirsiniz. http://www.microsoft.com/sharepo ... ew/technologies.asp


Sharepoint Portal Server lisanslaması ne şekilde yapılıyor?
Potal Server için lisans ücreti alındıktan sonra eğer intranet de kullanacaksanız, kaç client bu makineye bağlanacaksa o kadar client için erişim lisansı almanız gerekiyor. Eğer portal sunucusunu internette kullanacaksanız o zaman Temmuz ayı içinde çıkması planlanan Internet Connector lisansını bekleyeceksiniz. Sharepoint Portal Server 2001’in Kurulumu Öncesi Sharepoint Portal Server kurulumundan
önce makinede kurulu olması ya da olmaması gereken bazı uygulamalar ve yamalar mevcut.

Eğer makinenizde Windows 2000 Server veya Advanced Server Service Pack 1 sürümü varsa Q291340 ve Q286360 numaralı makalelerde bulunan yamaların SPS kurulmadan önce yüklenmesi gerekmektedir. Eğer makinenizde Windows 2000 Server veya Advanced Server Service Pack 2 sürümü varsa Q291340 ve Q269862 numaralı makalelerde bulunan yamaların yine SPS kurulmadan önce yüklenmesi gerekmektedir.

Ayrıca IIS 5.0 SPS kurulumundan önce hazır durumda olmalı ve 80 portuna göre servis konfigüre edilmelidir. Eğer başka bir portta çalıştırılmak isteniyorsa portal sitesi kurulumdan sonra istenen porta çevrilebilir. SPS kurulumundan önce makinede yüklü olmaması gereken bazı yazılımlar bulunuyor. Bunlar, Exchange 2000 Enterprise Server, Exchange Server sürüm 5.5 veya daha eski sürüm, Microsoft Site Server (tüm sürümleri), Microsoft Office Server Extensions.

Microsoft Exchange Server 2000 ve Sharepoint Portal Server:

SPS kurulacak makinede Microsoft Exchange Server 2000 SP1 sürümü bulunabilir. Ancak öncelikle Exchange Server 2000 kurulması ve üzerine en az SP1 kurulması şart. Bunun nedeni her iki uygulamanın da sisteme Web Storage Servisini kurması. SPS, sistemde varolan Web Storage Servisini güncelleyebilirken, Exchange server kurulum sırasında bu servisin sistemde olması durumunda kurulumu kesiyor. Ayrıca SPS Microsoft Search servisini de güncelliyor. Tüm bu servisler SPS’in daha iyi doküman yönetimi ve arama işlemlerini yapmasını sağlıyor. Ayrıca SPS kurulumu sırasında makinede Exchange Server bulunması durumunda, bir süre Microsoft Exchange Information Store (MSExchangeIS) servisinin durması gözlemlenebilir. SPS ve Exchange Server ortak bir çok servis çalıştırıyorlar. Eğer bu iki uygulama bir makinede çalışırken SPS’in makineden kaldırılmasına karar verilir ve uygulanırsa, makinede bulunan Exchange Server, SPS’in kaldırılmasından sonra normal bir şekilde çalışmasına devam ediyor. Tam tersi bir durumda, makineden Exchange Server kaldırılmak istenirse, aşağıdaki listede bulunan tüm servislerin tek tek yeniden başlatılması şarttır.

- IIS Admin Servisi
- Sharepoint Portal Server
- Exchange Information Store
- SMTP
- WWW Publishing Servisi
- NNTP
- Exchange Message Transfer Agent (MTA) Stacks
- Exchange Post Office Protocol version 3 (POP3)
- Exchange Internet Message Access Protocol version 4 (IMAP4)
- Exchange Routing Engine

Microsoft SQL Server ve Sharepoint Portal Server: Makinede SQL Server 7.0 veya 2000 versiyonları çalışırken Sharepoint Portal Server 2001 uygulamasını yüklemeniz halinde, Exchange Server senaryosunda olduğu gibi makinede bulunan MSSearch servisi güncellenecektir. Bu işlem tüm indexlerdeki full-text formatın güncellenmesine neden olacağı için, bir kaç saate kadar sürebilecek bir işlem olabilecektir. Bu da varolan indekslerin büyümesine sebep olabilir. Tam tersi bir durumda ise, yani SPS yüklü olan makineye SQL Server yüklenmesi durumundaysa, servislerde herhangi bir değişiklik olmayacaktır. Onun yerine SQL Server sistemde varolan güncel MSSearch servisini kullanarak kuruluma devam edecek ve
indeksleri o şekilde dizayn edecektir.

Microsoft Sharepoint Team Services ve Sharepoint Portal Server: SPS yüklenecek makinede Sharepoint Team Services uygulaması yüklüyse öncelikle bu uygulamayı sistemden kaldırmanız gerekmektedir. Ayrıca bu işlemden sonra şu registry key’in de silinmesi şarttır:

HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\Microsoft\Office\9.0\Web Server

Tam tersi durumda ise, yani Sharepoint Team Services’ın SPS yüklü olan makineye kurulumu durumunda ise şu servislerin çalışmayacağını söyleyebiliriz;

- Discussion bölümünde yer alan girişler indekste yer almayacağından dolayı bu girişleri aratma şansı da olmayacaktır.
- Subscribe seçeneği, yani üye olarak belli değişikliklerin haberdar edilmesi ile ilgili bölüm çalışmayacaktır.
- Subscribe ve discussion bölümleri SPS periyodik yedeklemeleri esnasında yedeklenmeyecektir...

Sharepoint Portal Server 2001’in adım adım kurulumu

- Sisteme local veya domain administrator haklı bir kullanıcı ile logon olunmalı,
- Sistemde herhangi bir anti-virüs programı çalışıyor olmadığına emin olmalıyız, bu adımda eğer bir anti-virüs programı çalıştırıyorsak kurulum sonrası yapacağımız Workspace yaratımı ile ilgili
adımlarda hata alma olasılığımız fazla,
- CD-ROM’dan Server Installation seçeneği
ile kuruluma başlıyoruz.

Server installation seçeneği seçildikten sonra Sharepoint Portal Server, IIS üzerindeki olması gereken ayarları kontrol etmeye başlıyor. Örneğin TCP portunun 80 olup olmadığı ve IIS’de tüm IP’lerin Default Web Site’a atanıp atanmadığı gibi... Bunlardan birinin olmaması durumunda hata mesajı ekranda beliriyor. IIS üzerinde istenilen tüm değişiklikleri yaptıktan sonra sıra geliyor Sharepoint Portal Server dosyalarının hangi disk ve hangi dizinde durması gerektiğini belirlemeye. Bunun için de seçim yapma şansınız var. Bir sonraki ekran ise indeks servisi için gerekli olan admin bilgilerini içeriyor. Bu ekranda servisin çalışmasını sağlayacak kullanıcı bilgilerini ve mail adresini yazabiliyorsunuz. Tüm bu girişlerden sonra dosyalar belirlenen yere kopyalanmaya başlıyor. Kurulum işlemi tamamlandığında IIS’de birden çok site tanımladığınız gibi SPS’de de birden çok workspace tanımlayabiliyorsunuz.

Bunun için kurulumdan sonra hemen karşınıza bir workspace sihirbazı geliyor. Şimdi bunu inceleyelim:

Sihirbaz ilk ekranından sonra workspace ismini ve adresini belirlediğimiz ekrana geliyoruz. Oluşturacağımız portal için bir isim yazdığımız anda adres kendi kendine yaratılıyor. Bu ekrandan sonra, yaratacağımız portalın iletişim bilgilerini girebiliyoruz. Fark ederseniz her portalın farklı iletişim bilgileri olabiliyor. Böylece her portalın birbirinden bağımsız çalışabileceği açık. Son olarak girilen bilgiler ışığında workspace yaratılıyor. Workspace’in de başarıyla yaratılması sonucunda kurulum işlemimiz bitmiş oluyor. Gördüğünüz gibi kurulumda çok büyük ayarlar yapmadan bir portal oluşumu başarıyla tamamlanıyor. Kurulumdan sonra standart web ekranı ise şekildeki gibi bir hal alıyor.

Sharepoint Portal Server 2001’in kullanımı ve geliştirilmesi

Sharepoint Portal Server uygulamasının geliştirme özellikleri Sharepoint Team Services ile kıyaslanamayacak kadar fazla. İlk olarak tüm içeriğin webpart’lardan ve digital dashboard denen teknolojilerden oluştuğunu söylemeliyiz. Bunların da kodlanarak geliştirilmesi mümkün. Ayrıca istendiğinde bir çok yazılmış webpart parçalarının da internetten bulunması mümkün.

Ana sayfadan Content bölümüne girdiğimizde varolan bir webpart’ın portal içine eklenmesi veya sıfırdan yaratılması veya silinmesi gibi işlemleri yapabileceğimizi belirtelim. Portal kurulduktan sonra standart olarak gelen Announcements, Categories, News, Qucik Links, Search, Subscription Summary webpart’ları bulunuyor. Ama dilerseniz Microsoft’un Web Part Galerisine tıklayarak daha fazla webpart seçeneklerine ulaşabiliyorsunuz. İstediklerinizi de hemen kurmanız ve portal içinde çalışmaya başlamasını sağlamanız mümkün. Örneğin Exchange Server’a bağlanarak inbox’ınızda yer alan e-mail’lerin portal’dan da gözükmesini sağlayabilirsiniz. Veya MSN Messanger uygulamanızı yine portal içinden çalıştırabilme
şansınız var.

Bunun gibi bir çok örneği Microsoft değişik webpart’larla karşımıza çıkarıyor. Ancak elbette bir tek Microsoft bu webpart’ları geliştirmiyor.Microsoft dışındaki şirketler de Sharepoint Portal Server ile bütünleşik çalışabilmek için kendi uygulamalarının bazı özelliklerini webpart’a entegre edebiliyorlar. İnternette bununla ilgili bir çok örnek bulmak mümkün. Bir arama motorunda webpart diye aratmanız yeterli olacaktır. Layout bölümünde ise Sharepoint Team Services’dan hatırlayacağınız gibi webpart’ların yerlerini değiştirme şansınız bulunuyor. İstediğiniz webpart’ı, ana sayfada istediğiniz tarafa çekerek en uygun görünüme kavuşmak mümkün. Son olarak Search bölümüne bir göz atalım. Normal bir aramadan öte o kadar çok kriter verebiliyorsunuz ki, enterprise anlamda düşünülürse bulunacak bir çok doküman yerine tam olarak istenilen dokümana ulaşmak daha kolaylaşıyor. Şekilde de gördüğünüz gibi Search işlemini “This Site”da da yapabiliyorsunuz. Yani sadece bu portalın bulunduğu sitede. Diğer bir taraftan bu search işlemini ortamda yer alan diğer portallarda da enterprise anlamında bir kurulumdan sonra aratma şansınız var.

Diğer bir çok özellik ve kullanım şekli Sharepoint Team Services’i andırıyor. Sharepoint Portal Server ile beraber gelen yardım özelikleri ise çok geniş. Son zamanlarda çıkan birçok uygulama gibi bu uygulamanın da yardım özelliklerinden birçok şey öğrenme şansınız bulunuyor. Microsoft’un Sharepoint Portal Server için önümüzdeki aylarda internet connector lisansı çıkarmasının ardından, internette kullanılabilecek çok iyi çözümlerden bir tanesi olacağı kesin.

Okuyucu Yorumları

İlk yorum yapan siz olun
Sen de yorum yaz

 

CHIP'i Takip edin
E-Posta listemize katılın
CHIP Dergi Mobil Cihazınızda

İlginizi çekebilir