E-posta gönderirken bu 6 şeyi yapmayın!

Gönderdiğiniz e-postalarla karşınızdakini çıldırtmak istiyorsanız, işte yapmanız gereken 6 şey...

E-posta gönderirken bu 6 şeyi yapmayın!

Çok kolay bir iş gibi görünen e-posta yazmak, aslında kendi inceliklerine sahip zor bir iş. Karşınızdaki kişi veya kişiler yüz ifadenizi göremediğinden, yazıyla, karşınızdakini kırmadan kendinizi doğru bir biçimde ifade etmeniz için bazı noktalara dikkat etmeniz gerekebilir. Bunun yanı sıra e-postalarda dikkat etmediğiniz bazı davranışlar, siz farkında olmadan öfkelerin üzerinizde toplanmasına ve hatta dışlanmanıza neden olabilir.

E-posta gönderirken aşağıdakilerden bir tanesini bile yaparak karşınızdakileri çileden çıkarmanız mümkün.

1. Destan gibi e-postalar yazmak

E-postalarınız birkaç paragraftan oluşuyor. Çünkü hızlı yazabiliyorsunuz ve küçük bir detayı atlarsanız karşınızdakilerin sizi anlamayacağını düşünüyorsunuz. Haklı olabilirsiniz, ancak uzun ve karmaşık e-postalar yazmak aynı zamanda karşınızdakinin size ayırdığı zamana çok fazla saygı duymadığınızı gösteriyor olabilir. Özellikle de destansı e-postalarınızı sıkça yazıyorsanız. 3.000 karakterlik e-postanız size oldukça düzenli görünebilir, ancak muhtemelen alıcının kafasını karıştırıyordur.

E-postalarınızı kısaltmak için hayal gücünüzü kullanın. Belki de insanlara sadece bilmesi gerekenleri söylemelisiniz, bilmesini istediklerinizi değil.

2. İki kelimelik e-postalar

"Günün nasıl geçti?" sorusuna "Güzel." cevabını veriyorsanız, belki de neden e-postayı kullandığınızı sorgulamalısınız. E-postanıza aldığınız cevaplar, tam bir cümle içeriyorsa şanslısınız demektir. Sizden bir şey yapmanızı isteyen bir e-posta, ne yapacağınızı tam olarak söyleyemiyorsa, şanssızlar arasındasınız.

Bir kişi yerine herkese CC'lemek ve diğerleri

3. Bir kişiye göndereceğiniz e-postayı topluca herkese yollamak

Çalışanlarınızdan birinin yaptığı hatayı ona açıklarken e-postanızı diğer çalışanlara da CC'lemek, onu herkesin ortasında azarlamakla neredeyse eşdeğer bir durum. Çalışanınızın yaptığı hatadan herkes zaten haberdar ise, böyle bir e-posta alıcısını aşağılamaktan ileri gitmeyecektir.

4. Zarf kullanımı

E-postalarda sıkça rastlanan bir davranış, genellikle işine düşkün olan çalışanların kullandığı kelimeler. "Bu tasarım felaket kötü" gibi cümleler, konuşmaya duyguları eklemekten fazlasını yapmazlar. Bu tür zarfları kullanmadan e-postalarınızın iş ortamına çok daha uygun görünmesini sağlayabilir, daha profesyonel görünebilirsiniz.

5. Edilgen yapıyı aşırı kullanmak

Edilgen yapıyı kullanmak, e-postayı yazan kişiyi gerçekleşen eylemden uzak tutabiliyor. "Misafirimizi hava alanına bıraktım." yerine "Misafirimiz hava alanına bırakıldı." demek gibi. Ancak bu tür durumlarda sorumluluğu üzerinize almaktan çekinmeyin, görevi tamamladığınızı söylemenizde sakınca yok.

6. Kendinizi pohpohlamak

Edilgen çatıyı kullanmanın aksine, her yaptığınızı birincil şahıs ile yazmak da karşınızdakileri rahatsız edebilir. Böyle bir durumda grup olarak yerine getirdiğiniz bir iş, size ait kişisel bir başarı gibi görünebilir.

Bu tür bir kişiden gelen e-postaları okurken, tüm işleri onun başardığı ve onun sürekli takdir edilmesi gerektiği hissine kapılırsınız. Bu e-postalar, nihayetinde diğer takım üyelerinin memnunsizetliğe kapılmasıyla sonuçlanacaktır.

Zeynel A. Öztürk

Okuyucu Yorumları

Toplam 1 Yorum

ruh hastaları için güzel bir örnek teşkil etmiş.....

Sen de yorum yaz

 



CHIP'i Takip edin
E-Posta listemize katılın
CHIP Dergi Mobil Cihazınızda

İlginizi çekebilir