6- Başkalarının mahremiyetine dikkat edin
Daha önce de söylediğimiz gibi bazı kullanıcılar e-posta adreslerini toplar ve kalabalık adres defterleri oluşturur. “Kime” ve “Bilgi” satırları genellikle hatalı kullanıldığından başkalarının mahremiyetine zarar verir. Esprili mesajları gönderir ya da iletirken herkesin e-posta adresini “Kime” ve “Bilgi” satırlarına eklemeyin. Çünkü bu durumda her bir alıcı diğerlerinin e-posta adreslerini elde etmiş olur. Adresler yanlış ellere düştüğünde farklı amaçlarla kullanılabilir. Online reklam göndericileri e-posta adreslerini biriktirmeyi ve bunları gereksiz yani (junk) olarak nitelendirecek kullanıcılara istenmeyen mesajlar göndermeyi sever. “Gizli” satırını kullanarak adreslerin gizli kalmasını sağlayabilirsiniz.
7- Dosya eklerini sıkıştırın
E-posta eki olarak dosya gönderiyorsanız dosya boyutunu ve karşı tarafın bu dosyayı yükleyip yükleyemeyeceğini gözden geçirin. Alıcı, yavaş bir internet bağlantısına ya da limitli bant genişliğine sahip olabilir. Dosya ekleriniz büyük boyutluysa alıcının onu yüklemesi sonsuza dek sürebilir ve bu durum karşı tarafı sıkıntıya sokabilir. Alternatif olarak büyük dosyaları CD ile ya da basılmış kopyasıyla gönderebilirsiniz. Winzip gibi bir dosya sıkıştırma yazılımı kullanarak dosya boyutunu kısaltabilirsiniz. Dosya eki sayısının üçü geçmemesine ve daha fazla dosya gönderilecekse ayrı e-postalar göndermeye dikkat edin.
8- İmza kullanın
Signature yani imza gönderdiğiniz her mesajın sonuna eklenen birkaç satırlık bir metindir. Genellikle imza olarak e-posta adresi ve iletişim bilgileri kullanılır. İmza bir tür düzeltme ya da uyarı şeklinde de olabilir ve Bu mesaj gizlilik taşır… benzeri bir ifade içerebilir. İmzayı olabildiğince kısa tutun ve yedi satırı aşmamaya özen gösterin. İmza tanımlamak için e-posta istemci yazılımından ilgili menüye (örneğin Outlook Express’te Araçlar/Seçenekler menüsünden İmzalar) girin.
9- Gereksiz metni kırpıp atın
Gelen e-postaları yanıtlarken ya da iletirken orijinal metni alt kısımda koruyarak alıcının mesaj içeriğini tanımasını sağlamak isteyebilirsiniz. E-posta yazılımını buna uygun şekilde yapılandırmak elinizde. Orijinal mesajın her satırının “>” gibi bir sembolle başlayarak diğerlerinden ayrılmasını sağlayabilirsiniz. Karşılıklı bir mesajlaşma söz konusu ise orijinal metni ve tüm önceki gereksiz yanıtları silerek de mesajınızı kısaltmak elinizde.
10- E-posta adresinize önem verin
E-posta adresinizin başında adınızın bulunmasına özen gösterin. Karşı tarafın bu adresi hatırlayabilmesini istiyorsanız sade olması gerekir. [email protected] [email protected]’dan çok daha kolay hatırlanır bir adrestir. ‹ş görüşmeleri içinse Hotmail, Yahoo benzeri ücretsiz posta adreslerinden kaçının. Böyle bir adres edinmek ücretli olsa bile daha profesyonel bir izlenim uyandıracaktır.
1- Büyük ya da küçük harf
E-posta metnini oluştururken BÜYÜK harfler kullanmaktan sakınınız. Aksi takdirde bu durum internet dünyasında, karşı tarafa bağırdığınız ya da çığlık attığınız düşüncesini uyandıracaktır. Büyük harşer ayrıca mesajı okumayı zorlaştıracaktır. Diğer yandan bazı kullanıcılar da dikkatsizdir ve sürekli küçük harf kullanır. Bazılarıysa tıpkı SMS yazıyormuş gibi kısaltmalar kullanır. Özellikle ticari yazışmalar esnasında bu hatalardan kaçının. SMS tarzı e-postalar yalnızca yakın arkadaşlarınızla yazışıyorsanız normaldir.
2- Kısa tutun
Günde onlarca, hatta yüzlerce e-posta alan kullanıcıların her mesajı tüm detayıyla okuması mümkün değildir. Bazı kullanıcılar bu mesajları okumak için onları n çıktısını almayı tercih eder. Bu nedenle az ve öz yazmaya özen göstermelisiniz. Mesajınızı uygun şekilde paragraflara ayırın. Eposta yoluyla etkileşimli iletişim kurmaktan kaçının. Bu tarz iletişim için Anında Mesajlaşma’yı (Instant Messaging) tercih edin. Tartışılması gereken çok önemli konular için telefon kullanın ya da toplantıları tercih edin.
3- Konu satırına dikkat
E-postanın en önemli bölümü belki de burası. Çünkü konu satırı mesajın içeriği hakkında ipuçları veriyor. Çok sayıda e-posta alan kullanıcılar konu satırına bakarak hangi mesajları öncelikle okuyacaklarına karar verebilirler. Hemen her kullanıcı spam adı verilen istenmeyen reklam içerikli e-postalarla karşı karşıya. Bu nedenle konu satırı istenmeyen e-postaları diğerlerinden ayırt etmek için önemli bir kriter. Aynı satır ayrıca mesajları klasörlere ayırmak ve istenen mesajı bulmak için de kullanıcılara yardımcı oluyor.
4- Ses tonu önemli
E-postanın yetersiz kaldığı bazı noktalar söz konusu. Özellikle de ses tonunuzu ve ruh halinizi anlatma konusunda. Bazen aynı mesaj birden farklı anlamda (saldırgan, alaycı, soğuk, keskin dilli gibi) değerlendirilebilir. Konuşma sırasında aklınızdan geçeni anlatmak için yüz ifadeleri kullanabilirsiniz. E-postanızda“ smiley” ya da “emoticon”lara yer verebilirsiniz. Örneğin gülümseme :) ile üzgün yüz :( ile ve kahkaha :D ile ifade edilir. Herhangi bir cümlenizin birden fazla anlam taşıyabileceğini düşünüyorsanız emoticon ile anlatımınızı güçlendirebilirsiniz.
5- İstenmeyen e-postalar
Kullanıcılardan bazıları dostlarının, yakınlarının ve iş arkadaşlarının e-posta adreslerini saklar ve bir liste oluşturur. Daha sonra da kendisine gelen ilginç e-postaları sürekli bu listedeki tüm isimlere forward eder, yani iletir. Bazıları bu mesajlardan hoşlansa da içerik her zaman herkese hitap etmeyebilir. Çok yakından tanımıyorsanız iş arkadaşlarınıza ve müşterilerinize esprili mesajları göndermek uygun olmayabilir. Bu nedenle İlet düğmesine tıklarken daha dikkatli olmanızı öneriyoruz.