Uluslararası danışmanlık ve eğitim firması David Allen Company'nin kurucusu David Allen'ın, özellikle verimlilik konularına değindiği kendi blog sayfasında verilen ipuçları, günümüzde bir bilgisayar kullanıcısının yaptığı en sıradan işlerden biri olan e-mail göndermenin bile belirli kurallara dikkat edildiğinde daha etkili hale getirilebileceğini gösteriyor. Kelly Forrister imzasıyla çıkan yazıda, e-mail gönderirken uyulması gereken beş kurala değiniliyor:
1: Mesajınızı iletmek için doğru aracı seçtiğinizden emin olun: e-mail, elinizdeki mesaja en uygun düşen araç olmayabilir. Mesaja e-mail üzerinden başlamış olmanız yine orada bitirmek zorunda olduğunuz anlamına gelmiyor.
2: "To" ve "Cc" (Türkçede sırasıyla Kime ve Bilgi) farkına dikkat ederseniz, mesajınızın amacına ulaşmasını kolaylaştırabilirsiniz. "To" kısmına e-maile cevap vermesini beklediğiniz alıcıları, "Cc" kısmınaysa sadece bilgilendirmek istediğiniz alıcıları ekleyin.
3: Konu kısmına mesajla ilişkili net bir açıklama yazın. Çok sık olarak kullanılan "güncelleme" gibi genel ifadeler uzun vadede kafa karışıklığına yol açabilir. Ayrıca e-mail alışverişi sırasında içerik değiştiğinde konuyu da değiştirmekten çekinmeyin.
4: Eğer cevabınızı alıcı listesindeki herkesin alması gerekmiyorsa "tümünü yanıtla" seçeneğini kullanmaktan sakının.
5: E-maile ne süre içinde cevap verilmesini beklediğinizi belirtmeyi unutmayın. Böylece hem alıcıların kafası karışmaz hem de erken ya da geç cevap yazanlar kendilerini kötü hissetmezler.