Microsoft Office’i geliştirme yolları

Microsoft Office, kapsamlı bir ticari üretkenlik paketi. Ancak bu paket eksiksiz değil. Office bileşenlerinin işlevselliğini ve verimliliğini arttırmanızı sağlayacak eklentilerin listesini bu yazıda bulabilirsiniz.

Meslek yaşamında nadiren de olsa bilgisayarlardan yararlanmış bir insanın Microsoft Office adını daha önce hiç duymadığına inanmak gerçekten güç. Microsoft Office; Word, Excel, Powerpoint, Access ve Outlook gibi temel bileşenlerden oluşan bir ticari yazılım paketi. Paket içerisindeki her yazılımın kendi görevi var: Word yazışmalarda, Ex cel finansal hesaplamalarda ve Powerpoint sunumlarda kullanılıyor.

Her yazılımın da kendi görev alanına hitap eden kapsamlı özelliklere sahip olduğunu söyleyebiliriz. Bu yazıda Microsoft Office’e eklenerek onun işlevselliğini arttıran küçük eklentileri sıralıyoruz. Hiçbir yazılımdan kusursuz olması bekleyemeyiz. Elbette Office de çok çeşitli meslek gruplarına hitap ettiğinden ardında beklentilerini karşılayamadığı kullanıcı grupları bırakıyor.

İşlevsellik hepimiz için son derece önemli bir kıstas.Her işlem için “Acaba daha kolay bir yolu var mı?” sorusu akıllara getirilebilir. Beklentilerinizi ortaya koyan “Ya şu değişikliği yapmak isteseydim?” ya da “Aynı işlemi birkaç kez gerçekleştirmek istediğimde nasıl zamandan tasarruf edebilirim?” gibi sorulara da yanıt arayabilirsiniz. Microsoft’un bünyesinde barındırdığı “programcılar ordusu” her iki yılda bir Microsoft Office’i yeni sürümlere geliştirerek güncellese de işlevsellik açısından bazı eksiklikler her zaman var olmayı sürdürecek. Bu nedenle üçüncü taraf niteliğindeki firmaların Microsoft Office’e eklenen kendi yazılımlarını geliştiriyorlar. Bu programlara İngilizcede add-in ya da plug-in adı veriliyor. Araştırmamız Microsoft Excel ve Powerpoint için de birçok eklenti hazırlandığını ortaya koydu. Excel oldukça güçlü bir araç ve eklentilerle çok yönlülük konusunda onu daha da iyi duruma getirebilirsiniz. Animasyon ve canlı arka planlarla Powerpoint sunumlarını estetik açıdan zenginleştirmek elinizde. Elbette yine bazı kullanışlı eklentilerden yararlanarak.

Bu yazıda tanıttığımız web sayfalarından herhangi birine girerek eklentilerle ilgili detaylı açıklamalara göz gezdirebilirsiz. Bilgisayarınızda hangi Microsoft Office sürümünün bilgisayarınızda kurulu olduğunu öğrenin ve sunulan eklentilerin sizdeki sürümle uyumlu olup olmadığını kontrol edin. Daha sonra bu web sayfalarındaki direktfileri takip ederek eklentileri indirip kurabilirsiniz. Eklentilerin birçoğunun ücretli olduğunu önceden belirtelim.

WORD

WordPerfect gibi farklı metin düzenleme yazılımlarından birinden yararlanıyorsanız Microsoft Word’ün bazı noktalarda zayıf kaldığını düşünebilirsiniz. Ancak hayalini kurduğunuz özelliklerden bir ya da birkaçı bile halihazırdaki yazılımınızı değiştirmek için tek başına yeterli bir sebep olmayabilir.Microsoft Word’ü mükemmele daha da yaklaştıracak bu eklentileri denemenizi öneriyoruz.

CrossEyes

Word’de paragraf işaretleri dışında biçimlendirme kodları gösterilmiyor. CrossEyes ile bu kodların tümünü görüntüleyerek metin düzenleme ve biçimlendirmeyi kolaylaştırabilirsiniz. CrossEyes ayrı bir pencerede font ve biçim seçimlerinin,par agraf yapılarının nerede başladığını ve sonlandığını bilmenizi sağlar. Bu durum metin formatlama konusunda herhangi bir sorun yaşıyorsanız size fazlasıyla yardımcı olacaktır.

Ayrıca bu yolla karakter ve paragraf biçimlendirme bilgilerini düzenlemenin yanı sıra bölüm sonu özelliklerini de değiştirebilirsiniz. Ayrıca belge içerisindeki tüm nesneleri görüntülemek de elinizde. Bunların içinde tablolar ve onlara ait hücre adresleri, alan kodları,sık kullanılanlar,g izli metinler,y orumlar,dipnotlar ,son notlar, sayfa başlığı,sa yfa altlığı,metin kutuları, çapraz başvuru,içindekiler tablosu,hesap çizelgesi,g rafikler ve diğerleri de var.

CrossEyes’ın geliştiricileri Levit & James Inc,far klı Word araç ve eklentileri de sunuyor. CrossFingers hasarlı ya da bozuk Word dosyalarını onarmaya çalışıyor. Stylizer sayesinde Değiştir komutuna benzer şekilde belgeleri yeniden formatlamayı mümkün kılıyor. Bu araç Word’ün Stiller ve Biçimlendirme özelliğinden yararlanıyor ve bu özelliğe otomasyon kazandırıyor.

Bilgi için: www.levitjames.com

WordPipe

Değiştir komutu birden fazla kelime ya da karakterin değiştirilmesi gerekiyorsa oldukça yararlı. Ancak bu komut yalnızca o an açık olan belge üzerinde çalışır. Firma adı,işv erenin ad ve telefon numarası gibi bilgileri aynı anda birden fazla belgede değiştirmek istiyorsanız WordPipe adlı yazılım size fazlasıyla zaman kazandıracaktır. Excel ve Powerpoint için geliştirilmiş benzer yazılımlar söz konusu.

Bilgi için: www.crystalsoftware.com.au

Table Template Manager

Word belgesi içerisinde tablo oluşturmak için fazlasıyla zaman ve çaba sarf etmek gerekiyor. Oysa mükemmel bir biçimde hazırlanmış tablonuzun formatını farklı belgeler içerisinde de kullanmak isteyebilirsiniz. Word Table Template Manager herhangi bir Word tablosunu dilediğiniz sayıda Word belgesinde kullanmanızı saplayacak kullanışlı bir eklenti.

Bu eklenti; kenarlık,r enk,hücr e genişliği, metin gibi biçimlendirme bilgileri de saklayan şablonlar oluşturuyor. Tablo şablonları, daha sonra diğer tablolara da kolaylıkla uygulanabiliyor. Word Table Template Manager bu tabloları düzenlemenize ve yönetmenize olanak tanıyor. Kendi oluşturduğunuz tablo şablonu koleksiyonunuzu arkadaşlarınızla da paylaşabilirsiniz. Bu eklentinin Word 2000 ve önceki sürümlerinde çalışmadığını belirtelim.

Bilgi için: www.ablebits.com

EXCEL

Microsoft Excel,mali analiz yapan kullanıcılar için vazgeçilmez araçlardan biri. Ancak Excel bu kadar kapsamlı olmasına rağmen bazı alanlarda yetersiz kalabiliyor. Farklı firmalarca hazırlanmış çok sayıdaki eklenti bu boşlukları doldurmayı amaçlıyor. Bunların çoğunun etkin çalışma olanaklarını geliştirme konusunda iyi bir iş çıkardığını söyleyebiliriz.

Afalina Company adlı firmanın web sayfasında MS Excel ve diğer MS Office için pek çok yararlı eklenti sunuluyor. Özet Tablo’larla (Pivot Table) yoğun olarak çalışanlara Afalina’nın bu özellik için geliştirdiği özel araçlarını incelemelerini öneriyoruz. Örneğin Autoformat XL ile kendi Özet tablo şablonlarınızı oluşturabilir, ka ydedebilir ve yeniden kullanabilirsiniz. Bu sayede bir kez daha Özet Tablo oluşturmaya çalıştığınızda büyük ölçüde zaman kazanabilirsiniz.

Advanced Excel Find & Replace aracı açık ya da seçili Excel kitap ve sayfalarında arama yapabiliyor. Değer,for mül ve yorumları tarayabilirsiniz. Elde edilen sonuçlar görsel olarak sunuluyor ve bu sayede bulunan öğelere ait değerleri kolayca değiştirebilirsiniz.

MS Word’ün Styles özelliğinden hoşlandıysanız ve aynı işlevsellikten Excel’de de yararlanmak istiyorsanız XL Style Manager’ı deneyebilirsiniz.

Bilgi için: www.ablebits.com

Spreadsheet Assistant

Etkin çalışma ve zaman kullanımı konusunda önemli kaygılar taşıyor ve yoğun olarak Excel’le çalışıyorsanız Spreadsheet Assistant’ı deneyebilirsiniz. Araç Excel’in eski sürümleriyle de uyumlu (Excel 97 ve sonrası) ve Excel menüleriyle araç çubuklarına başarıyla entegre oluyor. Assistant’a herhangi bir seçime sağ tıkladığınızda ya da Excel seçenekleri arasından erişebilirsiniz.

Spreadsheet Assistant’ın yapabileceklerini örneklendirelim. Ardışık hücrelerde aralarında bir boş hücre bulunan bir dizi sayı ve metin varsa Assistant seçimini yapmadan önce serideki en son hücreyi değerlendirebilecek kadar zeki. (Excel’in klavye kısa yolu ilk boş hücrede duruyor.)

Aralarında rasgele boş kolonlar olan çok sayıda sayı kolonu bulunduğunu varsayalım. Fill seçeneğini kullanarak SUM formülünü birinci kolondan başlayarak tüm hesap tablosu boyunca kopyalayabilirsiniz. Daha sonra bir diğer Fill komutunu kullanarak SUM formüllerini boş kolonlardan silebilirsiniz. Spreadsheet Assistant’ın en büyük artılarından biri adım adım açıklamalar içeren bir çalışma kitabıyla birlikte gelmesi. Bu sayede Excel’e yeni eklenen birçok özelliği kısa sürede öğrenebilirsiniz. Alıştırmalar içerisinde yeni dosya,düz enleme ve seçme özellikleri ile ilgili olanlar da mevcut.Ayrıca birçok alıştırma sayesinde yeni zaman kazandırıcı özelliklere aşinalık kazanabilirsiniz.

Bilgi için: www.add-ins.com

ExcelPipe

Firmanızın telefon numaraları gibi herhangi bir bilgi birden fazla hesap çizelgesinde değiştirilmesi gerekiyorsa ExcelPipe gibi bir araç çok kullanışlı olabilir.MS Office’deki standart arama özelliği gibi büyük/ küçük harf duyarlılığı da sağlanmış. Aynı zamanda formüller içerisinde de özel bir değer için arama yapabiliyor. Aramaları kaydedebilir ve daha sonra yeniden kullanılabilirsiniz. MS Word için de WordPipe adında benzer bir araç hazırlanmış.

Bilgi için: www.crystalsoftware.com.au

Spheresoft Highlighter

Herhangi bir hücre içerisindeki değeri değiştirdiğiniz ve diğer ona formül ya da referanslarla bağlı diğer hücrelerde de büyük değişiklikler oldu. Birkaç hücreden ibaret basit çalışma tabloları kullanmıyorsanız bu değişikliklerin izini sürmek görsel olarak sıkıcıdır. Spheresoft Highlighter for Excel tam bu noktada gerekebilecek bir yardım sağlıyor. Bu eklenti,değerler i değiştirilen hücrelerin gerçek zamanlı olarak vurgulanması seçeneği barındırıyor.

Highlighter hücre içerisindeki verilerdeki değişiklikleri,me ydana geldikleri anda artış ve düşüşlerini farklı renklerle vurgulayarak görselleştiriyor. Kırmızı renk değer düştüğünü vurgular,y eşil artış gösterir. Bu eklentinin çalışma metoduyla ilgili demoyu www.spheresoft.com adresinden izleyebilirsiniz.

Excel Duplication Manager

OzGrid Business Applications,Ex cel için çok sayıda eklentiler sunuyor. Örneğin Excel Duplication Manager,list e ve tablolarda tekrarlanan öğeleri arar ve sadece tek olanları gösterebilir. Bu eklenti listeleri karşılaştırmaya ve tekrarlanan verileri içeren sıraları kaldırmaya yönelik seçenekleri barındıran bir iletişim penceresine sahip.

Bilgi için: www.ozgrid.com/services

POWERPOINT

Microsoft Powerpoint içerisindeki standart şablon ve animasyonlar profesyonel sunumlar hazırlamak için yeterli kalitede. Ancak PowerPlugs,rChar t Pro ve PPTools gibi eklentiler dinleyicileri etkilemeyi garanti altına alacak estetik sunumlar hazırlamanızı kolaylaştırabilir.

PowerPlugs

PowerPoint eklentileri arıyorsanız öncelikli olarak Crystal Graphics’in web sayfasına da göz atmalısınız. (www.crystalgraphics.com) Grafikler, slayt geçişleri, şablonlar, arka plan müzikleri, başlıklar, şekiller, fotoğraflar ve diğer eklentilere bu sayfadan erişebilirsiniz.

Araçları Powerplugs adıyla ayrı ayrı satın alabileceğiniz gibi Ultimate Combo pack adını taşıyan ve 14 araç barındıran komple paketi de edinebilirsiniz. Crystal Graphics’in iddiası tüm büyük firmaların kendi araçlarını kullandığı yönünde. Kısa bir deneme firmaya hak vermemizi sağladı. Powerplug içeriğinden bazı örnekler verelim:

Headings: 1,000’den fazla sanatsal slayt başlığı sunuyor. Bunlar yarı saydam ve yeniden boyutlandırılabilir nitelikte. Bu sayede arka planla uyum kolaylaştırılmış.

SuperShapes TV tarzı animasyon efektleri sunumlarınızın görsel zenginliğini arttıracaktır. Powerpoint içerisindeki standart şekiller iki boyutlu ve durağan. Ancak SuperShapes sanatsal tasarıma sahip renkli ve hareketli 3D şekiller, oklar, düğmeler, metin çerçeveleri, banner’lar, ayraçlar vs. içeriyor.

Bilgi için: www.crystalgraphics.com

rChart Pro

Bu eklenti grafikleri görsel anlamda daha çekici hale getirmeyi amaçlıyor. rChart Pro ile grafiklerinizi kolaylıkla Macromedia şash formatına dönüştürebilirsiniz. şash, hem web sayfalarında hem de bilgisayar uygulamalarındaki animasyonlar için popüler bir standart.

Eklenti önceden tanımlı stiller,ar kaplan resimleri ve seslere sahip. Gölge ve persfektif gibi üç boyutlu görsel geliştirmeler de unutulmamış. Grafik içerisindeki çizgilerin yavaşça arttığını görmek,dilim grafiğin parça parça ekrana yansıması,çubukların büyümesi ya da küçülmesini görmek keyişi. Hareketli grafikler her zaman için statik olanlardan daha çekici.

Bilgi için: www.powerpointed.com

PPTools

PPTools Powerpoint’le daha etkin biçimde çalışmanızı sağlayacak eklentiler paketi. RnR tarafından hazırlanan araç sayısı hayli fazla. Bunlardan bir kısmına aşağıda sıralıyoruz:

ShapeStyles adlı eklenti sayesinde MS Word ve MS Excel’deki Stiller ve Biçimlendirme özelliğiyle benzer şekilde stiller yani bir dizi önceden tanımlı biçimlendirme parametresi yaratma imkanına kavuşacaksınız.

PPTMerge PowerPoint şablon slayt ya da sunumu Excel ya da metin dosyalarındaki verilerle birleştirerek kişiselleştirilmiş ayrı ayrı slaytlar veya komple sunumlar yaratmak için kullanabileceğiniz bir araç.

Presentation Optimizer Powerpoint dosyalarınızın boyutunu kaliteyi düşürmeden azaltıyor. Bu sayede sunumları eposta ile göndermek ya da web sayfalarına ya da taşınabilir belleğe aktarmak amacıyla daha küçük sunum dosyalarına dönüştürebilirsiniz.

Prep4PDF Powerpoint sunumlarını Adobe PDF dosyasına dönüştürüyor. Sunumu görüntülemek için tek ihtiyaç duyulacak yazılım Adobe Acrobat Reader.

Bilgi için: www.powerpointed.com

Ücretsiz eklentiler

Shyam Pillai’nin web sayfasında (www.mvps.org/skp) Powerpoint için çok sayıda ücretsiz eklenti bulabilirsiniz. Bunların içerisinde daha iyi Powerpoint tasarımları, renk şeması yöneticileri,animasy on geliştirmeye, çalıştırılabilir sunum dosyaları hazırlamaya yönelik araçlar yer alıyor. Eklentileri kurmadan önce onlarla ilgili notları dikkatle okumanızı öneriyoruz.

MS Outlook & Outlook Express

Daha iyi bir spam filtresi ya da basit bir eposta yedekleme aracı. MS Outlook ve Outlook Express’i bir süredir kullanıyorsanız, siz de bu yazılım daha da geliştirilebileceği fikrine kapılmışsınızdır. Yahoo Messenger’daki his simgeleri de hoş bir eklenti olabilir. Peki ya daha iyi bir adres defteri yöneticisi ya da e-posta listesi yöneticisi. Outlook eklentileriyle bu boşlukları doldurabilirsiniz. MS Outlook için Outlook Express’den daha fazla eklenti sunulması ilginç.

PowerPlugs

Crystal Graphics Outlook için bir dizi eklenti ya da kendi ifadesiyle ‘PowerPlugs’ sunuyor. Firmanın spam engelleme aracını, Outlook stationery (arka planlarını), resimlerini,emotic on (his simgeleri) ve diğerlerini satın alabilirsiniz.

Bilgi için: www.crystalgraphics.com

ABF Outlook Express Backup

Araç,Outlook Express e-posta istemcisinin kullanıcıları için yedekleme ve senkronizasyon görevini üstleniyor. Mesajlarınızı, adres defterinizi, tüm ayarları, e-posta ve haber hesaplarını, ileti kurallarını, engellenen gönderici listelerini, imzaları, yazıları ve hatta Internet Explorer yerimlerini yedekleyebilir ve geri alabilirsiniz. Microsoft Outlook için de bir versiyon hazırlanmış.

Bilgi için: www.office-add-ins.com

Sperry Software Tools:

Sperry tarafından sunulan çok sayıda araçla Outlook’un işlevselliğini arttırabilirsiniz. Sperry; Outlook adres defterini yönetme, klasörler deki tekrarlanan mesajları bulma,spam mesajlarla mücadele etme ve ekleri indirme ve görüntüleme konularında hünerli araçlar sunuyor.

Bilgi için: www.sperrysoftware.com

Ozan Ali Dönmez
ozand@chip.com.tr

Okuyucu Yorumları

İlk yorum yapan siz olun
Sen de yorum yaz

 


CHIP'i Takip edin
E-Posta listemize katılın
CHIP Dergi Mobil Cihazınızda

İlginizi çekebilir