Xerox’un kendi eleman ve ekipmanlarıyla kurumlara hizmet olarak vermeye başladığı yeni uygulama, şirketlere posta, faks, kurye ve e-posta ile gelen her türlü evrağın, kuruma girdiği anda dijital ortama aktarılarak kayda geçirilmesi ve ilgili kişilere elektronik ortamda gönderilmesi esasına dayanıyor.
Dünyanın önde gelen teknoloji şirketlerinden Xerox, Türkiye’de vermiş olduğu dış kaynak kullanımı hizmetlerine, e-muhaberat adlı yeni bir uygulama daha ekliyor. E- muhaberat hizmeti, kurumlara posta, faks, kurye ve e-posta ile gelen giden evrağın dijital ortamda yönetilmesini sağlayan donanım, yazılım ve operasyonel destekten oluşan servisler bütünü. Şirketlerin e-muhaberat hizmetine göstereceği talebe bağlı olarak, bir çok kişiye yeni iş imkanı yaratacak bu hizmet, Türkiye’de ilk kez Xerox tarafından uygulanacak.
E-muhaberat hizmeti, kurumların gelen ve giden evraklarının dağıtımını, iç yazışmalarını ve tüm bu dokümanların arşivini çok daha hızlı ve kontrollü bir şekilde gerçekleştirirken, arşiv problemlerini de başarılı bir biçimde çözmeyi hedefliyor. E-muhaberat hizmeti, değişik yollarla şirketlere gelen her türlü evrağın kaydından, dağıtımına ve onaylanmasına kadar iş akışındaki tüm süreci dijital ortamda kontrol etmeyi ve evrağın kurum içinde elektronik olarak paylaşımını sağlıyor.
Doküman kullanımının yoğun olduğu büyük ölçekli kurumlarda çalışanlar, kağıt ortamındaki dokümanları birbirlerine taşıyor. Eğer yazışmalar birden fazla kişiyi ilgilendiriyorsa, kopyalarının çıkarılması ve diğer kişilere de iletilmesi gerekiyor. Bu tür durumlarda, süreçlerdeki doküman kontrolü hemen hemen imkansız hale geliyor ve çeşitli aksamalar oluyor. Cevap verilmesi gecikmiş, yanlış kişiye iletilmiş veya kağıt yığınlarının altında gözden kaçmış evraklar, ofislerin en başta gelen sorunlarını oluşturuyor.
E-Muhaberat hizmeti ile doküman yönetimi masrafları azaltılmış, evrak dağıtımında kullanılan kurye, görevli trafiği kontrol altına alınmış oluyor. Kurulacak e-muhaberat sistemi ile fiziksel evrak dolaşımı ortadan kaldırılmış, arşiv ve depolama giderleri azaltılmış, kurumların iş akışlarına hız ve verimlilik kazandırılmış oluyor.
Xerox’un gizlilik sözleşmesi imzalayarak vereceği e-muhaberat hizmeti; kurumun kendi bünyesi içinde tahsis edeceği bir mekanda Xerox eleman, donanım ve yazılım çözümleri ile verilecek. Hizmeti talep eden şirket tarafından belirlenecek iş akışı ve yönlendirmeye bağlı olarak Xerox, her şirketin yapısına uyum sağlayacak şekilde e-muhaberat hizmetini yapılandıracak.