Elektronik postalar belge ve bilgi paylaşımı için yaygın olarak kullanılır. İşlerin, işlemlerin hızlı ve kolay şekilde ilerlemesini sağlayan elektronik postalar iş hayatı için de oldukça önemli. Ancak elektronik postaların ticari ve resmi kullanımında hukuken geçerli bir delil niteliği taşıması için de ekstra bir güvenlik önlemine ihtiyaç duyuluyor ve bu noktada KEP adreis kavramı ortaya çıkıyor.
KEP ADRESİ NEDİR?
Yukarıda bahsettiğimiz gibi elektronik haberleşmenin güvenliği ve hukuken de geçerliliği için devreye alınan sisteme Kayıtlı Elektronik Posta yani KEP adı veriliyor. KEP, e-posta teknolojik altyapısını kullanır. Buna ilaveten elektronik postanın gönderimi ve alımına dair kanıtların oluşturulduğu, bunların saklandığı bir sistemdir. Yani hukuken geçerli bir e-posta iletim sistemidir. KEP adresi ile iletiler hukuki bir delil sağlar. KEP sistemine ilişkin hizmetler Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcıları (KEPHS) tarafından verilir.
BTK'nın internet sitesisinde KEP sistemi için "Ülkemizdeki mevzuatta ilk defa 13/1/2011 tarihli ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu ile kayıtlı elektronik posta sistemine atıf yapılmış olup, tacirler arasındaki, diğer tarafı temerrüde düşürmeye, sözleşmeyi feshe, sözleşmeden dönmeye ilişkin elektronik ortamdaki ihbarların veya ihtarların kayıtlı elektronik posta sistemi ile yapılacağı hüküm altına alınmıştır. Ayrıca, yine aynı Kanun ile Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu’na KEP sistemi ile ilgili ikincil düzenlemeleri yapma yetkisi ve görevi verilmiştir" denilir.
KEP sistemi iletiler için şu özellikleri sağlar:
-
Bir elektronik iletinin ilgili kişiye gönderilip gönderilmediği,
-
Eğer gönderildiyse kişiye ulaşıp ulaşmadığı,
-
Kişinin okuyup okumadığı,
-
Elektronik postanın iletilme zamanını tespit eder.
-
Ayrıca iletinin değişip değişmediği konusunda hukuki delil sağlar.
KEP'İN STANDART E-POSTA'DAN FARKI NE?
En özet anlatımla KEP, ticari ve yönetimsel işlerde standart e-posta sistemine göre daha fazla güvenlik ve delil niteliği taşır. KEP'e ihtiyaç duyulmasının bazı nedenleri şöyle sıralanıyor;
-Normal bir e-posta iletisi hukuki açıdan sınırlı delil barındırır
-Bir e-postanın içeriği değiştirilebilir
-E-posta da ispat sorumluluğu gönderen kişiye aittir.
-KEP, gönderici olarak görünen kişi/kuruluş tarafından gönderilip gönderilmediği ile ilgili delil sunar.
-İletinin alıcıya ulaşıp ulaşmadığı, ne zaman ulaştığı, alıcının iletiyi okuyup okumadığı gibi konularda delil sunar.
KEP HESABI NASIL ALINIR?
Bu hizmet 'Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcıları'ndan alınıyor. KEP hizmeti veren Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcıları'nın listesi BTK'nın internet sayfasında (Yandaki linke tıklayarak ulaşabilirsiniz) yayımlanıyor. Bu sistemde gönderim yapabilmek için elektronik imza sahibi olunması gerekiyor. Ancak sadece alıcı olarak KEP hesabını kullanacaksa bu durumda elektronik imza sahibi olunması şartı yok.
KEP MALİYETİ NE KADAR?
KEP hesabı maliyetlerinde hizmet sağlayıcılar arasında farklılıklar olabiliyor. Fiyat listeleri bu kurumların internet sayfalarında yer alıyor.
KEP ADRESİ NERELERDE KULLANILIR?
KEP adresi ile ticari, özel, resmi pek çok ileti, belge, yazı kurumlar ve kişiler arasında gönderilebiliyor. Bugün özellikle ticari yaşamda kullanım alanı artıyor. KEP sistemi bürokrasinin azalması, işlemlerin hızlanması ve kağıt, arşiv, postalama maliyetlerinin düşürülmesi gibi amaçlarla resmi ve ticari pek çok işlemde kullanılıyor.
BTK bu konuda, "Kurum içi ve kurumlar arası yazışmalar, kamu kurumları ile özel sektör kuruluşları, vatandaşlar (gerçek ve tüzel kişiler) arasındaki her türlü yasal bildirim yapılması, belge gönderilmesi, elektronik fatura gönderilmesi, banka yatırım/kredi/kredi kartı hesap ekstreleri, online alışveriş siparişleri ve diğer her nevi sipariş gönderilmesi/alınması, dilekçe, başvurular, sözleşmeler, ihale teklifleri gibi sayısız alanda kullanılabilmektedir" bilgisini veriyor.
İhbar, ihtarlar, itiraz ve benzeri beyanlar, fatura, toplantı çağrısı, teyit mektubu gibi pek çok kritik işlemde kullanılabilir.
KEP HESABI NASIL KAPATILIR?
KEP hesabı hizmet sağlayıcılar üzerinden kapatılıyor. Kapatılan bir KEP hesabı, hesap sahibinin bilgilere erişebilmesi için hizmet sağlayıcı firmalar tarafından en az 3 ay açık tutulmak zorunda.
KEP hesabı kapatma taleplerini KEPHS'ler kesintisiz olarak alıyor. KEPHS’ler bu talepleri çağrı merkezi ve internet sayfası üzerinden gerekli kimlik doğrulamaları yaptıktan sonra gerçekleştiriyor. Kullanıma kapatılan KEP hesabından ileti gönderimi ve alımı ise engelleniyor.