Kurumların, kuruluşların, şirketlerin, tacirlerin, vergi ve defter mükelleflerinin yasal mevzuata göre elektronik ortamda düzenledikleri, muhafaza ve ibraz yükümlülüğü olan resmi, ticari ve hukuki belgeleri, yasalarda belirtilen sürelerde yasal geçerli ve güvenli olarak elektronik ortamda saklamaları gerekiyor. E-Fatura, E-Defter, Kayıtlı Elektronik Posta ile gönderilip alınan belgeler ile diğer tüm elektronik belgelerin elektronik ortamda oluşturulan hâli yasal geçerli belge niteliği taşıyor. Bu belgelerin kâğıda basılması gerekmediği gibi, basılmış olsa bile yasal geçerli olarak kabul edilmiyor. Ülkemizde E-İmza Kanunu ile birlikte elektronik ortamda güvenli e-imza ile imzalanmış bir e-belge, senet hükmünde kesin delil niteliği taşıyan ve elle imzalanmış gibi aynı hukuki değerde yasal geçerli bir belge olarak kabul ediliyor.
E-belgeler, senet hükmünde, kesin delil niteliğinde, yasal geçerli ve inkâr edilemez şekilde gönderilip alınabilecek
Ticaret ve Vergi Usul Kanunu kapsamında yasal geçerli ve güvenli E-Saklama hizmeti vermeye başlayan ilk ve tek kurumu olduklarını ifade eden TÜRKKEP Genel Müdürü Yüksel Samast, "Türk Ticaret Kanunu kapsamında kayıtlı elektronik posta ile ilgili Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu (BTK) tarafından yapılan düzenlemelerde, elektronik belgelerin taraflar arasında senet hükmünde, kesin delil niteliğinde, yasal geçerli ve inkâr edilemez şekilde gönderilip alınması tanzim edildi. Adalet Bakanlığı tarafından Tebligat Kanunu kapsamında yapılan elektronik tebligat düzenlemeleriyle hukuki olarak muhataplara e-tebligat olarak gönderilmesi, tebliğ edilmesi sistemize edildi. Maliye Bakanlığı Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından Vergi Usul Kanunu kapsamında yapılan e-fatura ve e-defter düzenlemeleri ile de fatura ve defterlerin elektronik ortamda yasal geçerli şekilde oluşturulması, gönderilmesi ve alınmasına yönelik düzenlemeler yapıldı. Bahsi geçen tüm bu mevzuat düzenlemeleri kapsamında aynı zamanda elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve alınan E-Fatura, E-Defter, Kayıtlı Elektronik Posta ile gönderilip alınan belgeler ile diğer tüm elektronik belgelerin, yine elektronik ortamda yasal geçerli ve güvenli olarak saklanmasına yönelik düzenlemeler mevcuttur. Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcısı (KEPHS), aldığı yetki kapsamında, KEP hizmetlerine ilave olarak katma değerli hizmet olarak elektronik belgelerin saklanması hizmetlerini de verebilmektedir. GİB tarafından yetkilendirilmiş Saklamacı Kuruluşlar da e-fatura ve e-defter gibi belgelerin saklanması hizmetlerini verebilmektedir." dedi.
E-Saklama hizmeti ile kâğıt belge arşiv dönemi bitiyor
TÜRKKEP E-Saklama sisteminin portal üzerinden veya entegrasyon ile kullanımının oldukça kolay olduğuna dikkat çeken Samast, E-Saklama hizmeti ile kâğıt belge arşivlerini ortadan kaldırdıklarının önemine de değindi: "Müşterilerimiz, saklama hizmeti için kullanacakları depolama alanına ve belirledikleri saklama süresine göre ücret ödemektedirler. Uçtan uca çözüm sağladığımız E-Saklama hizmetimizi alan kurumsal veya bireysel müşterilerimizin fiziksel arşiv, depolama donanımı ve yazılımları olarak herhangi bir yatırım yapmalarına gerek kalmıyor. Bu tür yatırım maliyetlerinden çok daha düşük maliyete E-Saklama hizmetini TÜRKKEP'ten alabiliyorlar. TÜRKKEP olarak E-Saklama hizmetimizle kâğıt belge arşivlerini ortadan kaldırıyoruz."
E-Saklama Nedir?
E-Saklama; resmi, hukuki ve ticari her türlü belgenin elektronik ortamda yasal geçerli ve güvenli şekilde, değişmezliği, silinmezliği ve güvenliği garanti edilerek uzun süreli saklanmasını, mevzuattaki muhafaza ve ibraz yükümlülüklerinin yerine getirilmesi ile istendiğinde bu belgelere kolayca ulaşılabilmesini sağlayan bir hizmettir.