Excel, koşullu toplam için çeşitli seçenekler ve işlevler sunuyor. Doğru seçim koşul tipine bağlı. Bir sabit koşulun ilgili her bir değeri için "SUM IF" işlevini kullanabilirsiniz. Çok sayıda koşul hesaba katılacaksa Excel 2007'de "SUM IF" işlevi mevcut. Buna karşın değişken koşullarda bir dizi formül veya "SUM PRODUCT" işlevine ihtiyaç duyacaksınız. Aşağıdaki örnekte farklılıklarını görebilirsiniz. Örneğin "A1"den "A10"a kadarki hücrelerdeki veriler ile "B1"den "C10"a kadar hücrelerdeki farklılık arz eden veriler bu koşullar için kullanılsın.
SABİT TERİM: "B" sütununda "10"dan büyük her bir değer için "A" sütunundaki tüm değerler toplanacak olsun. Bunun için şu formülü kullanın. =SUMIF(B1:B10;">10";A1:A10) İlk önerme "B1:B10", değerlendirmeye alınacak alanı belirler, bunu ">10" koşuluna uygunluk takip eder. Sembol veya işlem işareti kullanan koşulların tırnak içinde belirtilmesi gerektiğini unutmayın. Son
olarak "A1:A10" alanın toplamını alır. Koşul
aralıkları ve veri aynı olacaksa şu formül yeterli:
=SUMIF(A1:A10;">10")
Excel 2007'den beri "SUMIF" işlevi bu ilkeyi en fazla 127 koşula kadar taşıyabiliyor. Ancak önermelerin farklı sıralanması gereğine dikkat etmeli. Bundan itibaren her birini bir dizi kriter aralığı ile bu kriterlerle ilişkili koşul takip ederken, her alan ayrıca belirlenmeli. Örneğin, "B"'nin "10"dan büyük olduğu her koşul ve "C" sütunun karşılık
gelen değerlerinin "100"den aşağı olduğu her değer için "A" sütunundaki tüm değerleri toplayan formül şöyle:
=SUMIF(A1:A10;B1:B10;">10"; C1:C10;"<100")
DEĞİŞKEN KRİTERLER: Mesela, "B Sütunundaki değer C sütunundakilerden büyükse" gibi kompleks bir yapının toplamı için koşullar söz konusu ise dizi formülü oluşturmak gerekir. Değerlerin seçimi bir mantıksal değer çarpımı ile hesaba katılır. Bunun için örneğin, şunu yazın:
=SUMIF(A1:A10*(B1:B10>C1:C10))
Girdiyi özellikle [CTRL] + [Shift] + [Enter] –
Excel ile sağlayın, sonra formüller belirecek. Bu koşuldaki aynı sonuç şu işlevle sağlanabilir:
=SUMPRODUCT(A1:A10;1* (B1:B10>C1:C10))
Burada önemli olan ikinci önermeyi "1" ile çarparak mantıki değeri bir sayıya dönüştürmek.
Not: Neredeyse hemen tüm koşullarda yardımcı bir sütun ile toplamı açık seçik gerçekleştirebilirsiniz. Bu özellikle karmaşık formüllerin sonuçlarını denetlemek için bir hesaplama geliştirilmesi sırasında işinize yarar.