1 Eylül 2013 tarihinden itibaren e-fatura uygulamasına geçiş yapmak ve e-fatura düzenlemek zorunlu hale geliyor. Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile e-fatura uygulamasına kayıt olmak isteyen mükellefler, teknik yeterliliğe sahip özel bir entegratörün (www.ozelentegrator.com) bilgi işlem sistemi vasıtasıyla elektronik fatura alıp gönderebilme imkanına kavuşacak. Bu süreçte Türkiye'nin ilk otomatikleşmiş e-fatura sisteminin de geliştiricisi olan Digital Planet, elektronik fatura sistemine geçişte özel entegratörlük yapıyor.
Digital Planet Genel Müdürü Adnan Vural, "Özel entegratör firmalarının yasal zorunluluklarını kapsayan; bilgi güvenliği için TS ISO IEC 27001 ve ISO 27001, iş sürekliliği için ISO 22301 ve bilgi teknolojileri hizmet yönetimi için TS ISO IEC 20000 belgelerine sahip olmamızın, 7 gün 24 saat mükelleflerimize hizmet verebilmenin ve Türkiye'de ilk kez Maliye Bakanlığı uyumlu entegrasyon yapımızın faydalarını sunuyoruz" diyor.
Standarda uyumlu
Digital Planet, yaklaşık yüzde 90 pazar payına sahip yapısıyla her ay Türkiye'de üretilen ekstre, fatura, poliçe gibi 100 milyon doküman üretiminin yaklaşık 85 milyonunun üretilip saklanması süreçlerini gerçekleştiriyor.
Digital Planet, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) e-fatura entegrasyon sistemleri üzerine 2005 yılından bu yana hizmet veriyor. 2008 yılında yürütülen eski adıyla EFKS yeni adıyla e-arşiv sürecinde gerek GİB ile gerekse de protokol imzalanan firmalarla koordineli şekilde çalışıyor. Bu sayede süreçlerin hızlandırılmasında etkin rol üstleniyor. Tebliğler, uygulamalar ve çalışmalar ışığında NetInvoice platformuyla birlikte e-fatura, e-defter, e-arşiv uygulamasına uygun hizmetler sunuyor.
Maliye Bakanlığı e-fatura standartlarıyla tamamen uyumlu NetInvoice, kaynak israfını ve faturalama süreçlerindeki giderleri azaltıyor. Birden fazla iş merkeziyle fatura verilerini birleştiriyor, kullanım için çoklu fatura şablonları oluşturuyor ve satıcıların geniş ağlarıyla tedarikçileri için kolay faturalandırma prosedürü sunuyor. NetInvoice aynı zamanda özgün biçiminde fatura verilerini dijital olarak depolayan, fatura işlemlerinin yasal kullanım süreleri içinde anında erişim sağlayan yapısıyla hizmet veriyor.
Ayrıca GİB'e yapılacak yasal bildirim sürecini SAP, Oracle, Logo gibi tüm ERP sistemleriyle entegre olarak otomatikleştiriyor, tüm transferi ve veri hazırlama süreçlerini kayıt altına alabiliyor.
İhtiyaçlar doğrultusunda parametrik olarak kullanıcı, grup ve departman yönlendirilmesi yapılabilen NetInvoice, raporlamalar ekranıyla fatura ya da zarflar üzerinde parametrik rapor oluşturulmanın yanı sıra Excel formatında çıktı alınabilmesine ve NetVault e-arşiv ürününün entegrasyonuyla birlikte arşivlemede faturaların yüzde 98 oranında sıkıştırılmasına olanak veriyor.
Yaptırımlara dikkat!
Yaptırımlara dikkat!
E-fatura, Gelir İdaresi'ni merkez alan bir uygulama. Bu, taraflar arasındaki e-fatura dolaşımının Gelir İdaresi sistemi üzerinde kayda girerek taraf değiştirmesi anlamına geliyor. Sisteme dahil olan firmalar kayıtlı kullanıcılara e-fatura gönderebilecek, kayıtlı kullanıcılardan e-fatura alabilecek. Ayrıca düzenledikleri e-faturaları kendi sistemlerinde kayıt altında tutabilecek ve gerektiğinde vergi otoritelerine ibraz edebilecekler.
E-fatura uygulamasına geçiş yapmak ve e-fatura düzenlemek zorunda olan mükellefler şunlar:
- 04.12.2003 tarihli ve 5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında madeni yağ lisansına sahip olanlar ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31.12.2011 tarihi itibarıyla asgari 25 Milyon TL brüt satış hasılatına sahip olanlar.
- 06.06.2002 tarihli ve 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanunu'na ekli (III) sayılı listedeki malları imal, inşa veya ithal edenler ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31.12.2011 tarihi itibariyle asgari 10 Milyon TL brüt satış hasılatına sahip olanlar.
E-fatura ilk kez 2005 yılında gündeme geldi. Türkiye'deki ilk e-fatura uygulaması ise Digital Planet tarafından Türk Telekom ile birlikte hayata geçirildi. Dijital Planet'ın uygulamaları TTNet, Vodafone, Bursagaz gibi kuruluşlarla devam etti. Bugün itibarıyla zorunlu kılınan mevcut kurumlar arası B2B e-fatura sistemindeki fatura adedinin yaklaşık yüzde 70'i Digital Planet tarafından yönetiliyor. Aynı şekilde eski adı EFKS olan e-arşiv sisteminde de aylık yaklaşık 25 milyon fatura işleniyor.
Bu çözüm, B2C hizmet satan kuruluşlar için önemli imkanlar sunuyor. Bu sayede işletim, operasyon, postalama gibi maliyetlerde yüzde 80-90 civarında tasarruf sağlanabiliyor.
Bugüne kadar ulaşılan e-arşiv kapasitesi de tahminen 3 milyar faturaya ulaşmış durumda. Bu rakamlar Digital Planet'in bu sektördeki hem öncülüğünün hem de liderliğinin göstergesi.
Digital Planet Genel Müdürü Adnan Vural, e-faturaya geçiş sürecini biraz gecikmiş ama Türkiye'nin en kapsamlı e-dönüşüm projesi olarak gördüğünü söylüyor. Kağıt, operasyon, postalama gibi tasarrufların haricinde kayıt dışıyla mücadele, e-denetim açısından çok önemli bir adım olduğunu belirtiyor ve "Bunu yeni nesil devlet idaresi açısından da bir dönüm noktası olarak değerlendiriyorum" diye konuşuyor.
İki günde güvenli geçiş
İki günde güvenli geçiş
E-faturaya iki şekilde geçiş mümkün. Bunlardan ilki entegrasyon yönetimi. Bu yönetim sistemine göre sistemlerin kurum içinde kurulup, e-imza tedariki ve tüm başvurular kurumun kendisi tarafından yapılıyor.
Digital Planet uzun yıllardır edindiği bilgi birikimiyle bu süreçte de şirketlere yardımcı oluyor. Digital Planet Genel Müdürü Adnan Vural, daha sonraki aşamada her çeşit ERP sistemiyle kolayca entegre olabilen e-fatura sisteminin kurulduğunu söylüyor. Gelir İdaresi ile doğrudan bağlantıyla e-fatura gönderim, alım, iptal, iade gibi tüm süreçler iş akışı dahilinde baştan sonra entegre bir otomasyon şeklinde gerçekleştirildiğine dikkat çekiyor ve ekliyor: "Bu durumda yaklaşık 1-2 haftalık bir geçiş öngörüyoruz. Bu yöntemde GİB ile olan tüm bağlantılar kurumun kendisi tarafından yönetilir ve oluşabilecek aksaklıklarda kanuni yaptırımlara kurum muhataptır. O yüzden seçilecek çözüm sağlayıcının bu konuda sunacağı garantiler çok önemli. Böyle bir yapıdaki aksaklıklar kurumların fatura düzenlememesi anlamına gelecektir ki bu da çok önemli kanuni yaptırımlar doğurur.
Ancak Digital Planet olarak sistemlerimizde meydana gelebilecek aksaklıklardan dolayı oluşabilecek her çeşit zararın sorumluluğunu alıyoruz. E-faturaya geçişte bir diğer yöntem ise özel entegrasyon yönetimi. Bu sistemde Digital Planet tarafından da sunulan özel entegratörlük vasıtasıyla kurumlar bir protokol yaparak tüm e-fatura geçiş süreçlerini özel entegratöre devrediyor. Bu durumda kurum içi herhangi bir kurulum olmaksızın her çeşit güvenlik ve gizlilik kurallarına uygun bir şekilde kurum ERP sistemi bulut üzerinden tamamen web tabanlı bir uygulama ile entegre ediliyor. Bunun için bir ya da iki günlük geçiş süresi öngörüyoruz. Bu durumda e-imza, başvuru ve sistem işletim gibi tüm süreçler entegratör sorumluluğunda yürütülüyor ve oluşabilecek aksaklıklarda kanuni yaptırımlara doğrudan özel entegratör olarak Digital Planet muhatap. Özel entegratör kullanımıyla işletim sorunları ve maliyetleri ortadan kalarak kağıt fatura tedarik, depolama ve gönderim maliyetleri, işlemler sırasındaki hataların ortadan kalkması sağlanıyor."
Karmaşaya gerek yok
Adnan Vural, ERP çözümünden bağımsız, kolay kullanım, hızlı geçiş, güvenilir e-fatura çözümü sunduklarını söylüyor. "Kurumlar kullandıkları ERP çözümünün bir uzantısı olarak bu çözümü almak zorunda değil" diyen Vural, e-faturanın yapısı itibarıyla çok dinamik bir alan olduğunu belirtiyor. Yakın bir gelecekte irsaliye gibi yepyeni elektronik belgelerin bu sisteme katılacağını öngören Vural sözlerini şöyle sürdürüyor: "O yüzden bu değişimlere hızlıca ayak uydurabilen bir çözümü bu konudaki 8 yıllık birikimimize istinaden sunuyoruz. Mevcut düzenlerindeki faturanın yazıcı ve sonrasında postalama gibi süreçlerinin yerine e-fatura sistemini konumlandırıyoruz. Bu sayede hızlı ve güvenilir bir geçiş sağlıyoruz. Bu sebeple kurumları karmaşık entegrasyonlu çözümlere girmemeleri konusunda uyarmak istiyorum. Biz geniş bayi ve distribütor ağına sahip kuruluşların tüm fatura süreçlerini yüzde 80'e varan tasarrufla çok kısa sürelerde sisteme aktararak, aylık 10 faturaya da 10 milyon faturaya da çözüm sunuyoruz."