Xerox, kağıt seçiminde dikkat edilmesi gereken noktaları şöyle sıralıyor :
Kağıt seçiminde fiyat bir kriter olmamalı : Kullandılan ofis makinesinin özelliklerine göre değil kağıdın fiyatına göre tercih yapılması, farkında olmadan makinelerin daha fazla toner tüketmesine ve sık sık arızalanmasına neden olur. Kağıt fiyatına göre talep edilmemeli, makineye uygun olmayan pahalı bir kağıdın en az ucuz ve kalitesiz bir kağıt kadar baskı makinesine zarar verebileceği bilinmelidir.
Aldığınız kağıt kullandığınız makinenin ana teknolojisine uygun olmalı: Inkjet bir ürün ile inkjet kağıdı, ofset bir ürünle ofset kağıdı, lazer teknolojili bir ürünle de lazer (dijital) baskı kağıdı kullanılmalıdır. Kesinlikle inkjet kağıdı, dijital baskı makinesinde kullanılmamalıdır. Çünkü her bir ayrı teknoloji başta ağırlık olmak üzere farklı özelliklerde kağıt ararlar.
Kuşe, folyolu ve talklı kağıtlar kullanılmamalı : Yanlış ve kötü kağıt makineye zarar verdiği kadar, işi aksatır, gerçek renk ve görüntüyü yansıtmaz. Kullanılan makinenin baskı kalitesi çok iyi olsa bile doğru olmayan bir kağıdın kullanımı, makinenin baskı kalitesinin kötü olduğunu düşündürebilir. Bu yüzden kuşe, folyolu ve talklı kağıtların fotokopi makineleri ve yazıcılarda kesinlikle kullanılmaması gerekir.
Kağıt ağırlığına dikkat edilmeli: Günümüzde kullanılan baskı makineleri belli ağırlıktaki kağıtlara baskı yapabilmekte, bu ağırlıktan daha düşük ve daha ağır kağıtlarla yapılan baskılar makinede cidde problem yaratmaktadır. Olması gerekenden daha hafif kağıtlara yapılan baskının, kalitesinin daha kötü olacağı unutulmamalıdır. Kağıdın ağırlığının normalden fazla olması ise kağıdın baskı esnasında sıkışmasına neden olacaktır.
Renkli veya siyah beyaz baskı makinelerinde farklı kağıtlar kullanılmalı: Kullanılan ofis makinesinin renkli veya siyah beyaz olmasına göre kullanılması gereken kağıt türleri değişir. Çünkü kağıt bu makinalar içinde kağıt farklı baskı süreçlerinden geçer. Örneğin renkli baskıda kullanılan kağıtlar; ağırlığı, kimyasal yapısı, ısıya dayanıklılığı ve farklı renkteki tonerleri üzerinde tutma yeteneği ile farklı kağıtlardır.
Kağıt yüzeyi kirli veya tozlu olmamalı: Kağıtlar, kimyasal maddeler veya yapıştırıcılar gibi iç etkenler ile çoğunlukla kağıt tozları gibi dış etkenler sonucunda kirlenebilir. Toz ve kağıt kirliliği servis ziyaretlerinin başta gelen nedenleri arasındadır. Kağıt tozları yazıcı içerisinde birikerek öncelikli olarak baskı kalitesinin azalmasına ve cihazın ciddi biçimde arızalanmasına neden olur.
Kağıtlar kıvrık veya kırışık bir şekilde makinaya konmamalı: Kağıt sayfaları birbirlerine yapışık olmamalı, sayfalar buruşmamış, katlanmamış ve bükülmemiş olmalıdır. Kağıdın üzerinde delik, kırışıklık veya yırtıklar bulunmamalıdır. Kağıtta dönmüş köşeler ve hasarlı kenarlar olmamalıdır.
Sıcaklık ve nem miktarına dikkat edilmeli: Kağıt paketlerinin saklandığı ortamların sıcaklık ve nem düzeyi kağıdın bozulmaması ve uzun süre saklanabilmesi için önemlidir. Nemdeki herhangi bir artış, kağıdın deformasyona uğramasını ve kalitesinin düşmesine neden olur. Kağıtların besleme ve istifleme sırasında kolay ayrılması gerekir.
Kağıt ambalajı standartlara uygun olmalı: En uygun biçimde imal edilmiş kağıtlar bile eğer doğru biçimde ambalajlanmazlarsa veya nakliye edilmezlerse kullanılamaz hale gelirler. Ambalajı açılan kağıtlar açıkta bırakılmamalı ve kağıtlar plastik bir torba içinde saklanmalıdır. Ayrıca ambalaj yapıştırıcısının kağıt üzerine veya kenarlarına yapışmamış olmasına dikkat etmek gerekir.
Makinenin baskı formatı ve ayarları; kağıt ebatları ve basılacak doküman türüne uygun olmalı : Kullanılan ofis makinesinin baskı yapabildiği ebatlara (A3-A4..vb.) uygun kağıt kullanılmalıdır. Ayrıca kullanılan kağıt ebatına göre makinanın standart ayarları değiştirilmeli en iyi baskı sonucunu alacak hale getirilmelidir. Okuma notlarının veya prezantasyon görüntülerinin basılabileceği kağıtlarla, broşür, el ilanı gibi pazarlama dokümanlarının basılacağı kağıt farklı olmalıdır. Çünkü uygulama biçimlerine göre en iyi sonucu almak üzere geliştirilmiş özel kağıtlar vardır.
Kağıt yüzeyi pürüzsüz olmalı: Bir kağıdın pürüzsüzlüğü görüntü kalitesi üzerinde doğrudan etkilidir. Kağıt üzerinde besleme ve kağıt naklini engelleyebilecek yabancı madde artıkları bulunmamalıdır.Eğer kağıt çok kaba ve pürüzlü olursa kullandığınız makine ne olursa olsun baskı kalitesi düşük olur. Çok kaba ve pürüzlü olan kağıtlar toneri uygun biçimde kabul etmez, toner israfına neden olur.