Word&Excel El Ele!

Birbirlerini tamamlayıcı özellikler sergileyen Word ve Excel’i bir arada kullanarak daha verimli çalışmak için neler yapmanız gerektiğini bu yazıda bulabilirsiniz.

Office programlarının sporcular ile ortak bir noktaları vardır. Her ikisi de dahil oldukları takımın başarısı için çalışırlar. Formül kullanılmak istendiğinizde, metin işlem programının belirli sınırları karşınıza çıkar, ancak bu noktada tablo işlem programı sunduğu fonksiyonlarla yardımınıza koşar. Tam tersi olarak Excel de Word için tablo şablonları sunar.

Word ve Excel’i bir arada kullanabileceğiniz en iyi örnek seri mektuplardır. Örneğin Word altında bir doğum günü davetiyesi hazırladınız,ancak göndereceğiniz kişilerin adresleri bir Excel tablosunda saklanıyor. Tüm bu adresleri tek tek girmek yerine Word belgesine otomatik olarak eklenmelerini sağlayabilirsiniz. Tabii ki Excel altında oluşturulan grafikleri, örneğin bir şirket raporunda bilançoyu çubuk grafik üzerinde görüntülemek için de Word dokümanına aktarabilirsiniz. Tam tersi şekilde,çok fazla sayı ve formül ile çalışanlar da metin kullanmaktan kaçınmak zorunda değiller. Word fonksiyonlarını da Excel altında kullanabilirler.

Buradaki ipuçları,Word 97 ile Excel 97 ve Word 2000 ile Excel 2000 için geçerlidir. Aradaki farkları yazı içerisinde bulabilirsiniz.

Bir programdan diğerine hızlı bir şekilde nasıl geçebilirim?

Programlar arasında geçiş yapmak için iki yöntemden faydalanabilirsiniz. İlk olarak hem Excel hem de Word’ü çalıştırmalısınız. Görev Çubuğu: Görev çubuğu standart olarak ekranın altın bulunur.Burada bulunan Word veya Excel simgelerine tıklayarak istediğiniz programlar arasında rahatlıkla geçiş yapabilirsiniz.

Görev Yöneticisi: Görev Yöneticisi’ni ekrana getirmek için [Alt] ve [Tab] tuşlarının aynı anda basılması gereklidir. Bunun sonucunda aktif program ve dosyaların simgelerinin bulunduğu bir kutu ekrana gelecektir. Aktif hale getirmek istediğiniz programın simgesi mavi bir kutu içerisine alınana kadar,[T ab] tuşuna basmaya devam edin. Şayet bu esnada tuşları bırakacak olursanız,o an seçili olan program aktif hale gelecektir.

Word’de Excel
Bir Excel tablosunu Word’e aktarmanın en hızlı yolu nedir?

İlk olarak Excel dosyasını çalıştırın. Daha sonra söz konusu tabloyu seçin ve [Ctrl]+[C] tuş kombinasyonunu kullanarak seçili tabloyu kopyalayın. Daha sonra Word belgesine geri dönün. Fare imlecini, tablonun belge içerisine eklenmesini istediğiniz yere taşıyın ve bu sefer [Ctrl]+[V] tuş kombinasyonu yardımıyla panodaki tabloyu Word’e yapıştırın. Bu işlem sonucunda bir Excel Word tablosuna dönüşecektir.

Dikkat! Grafik sihirbazı gibi Excel fonksiyonlarını bundan böyle kullanamazsınız.

Aynı anda Word tablosu düzenlenip Excel şablonu değiştirilebilir mi?

Evet. Bunun için Word altındaki dokümanlarınızda orijinal tablonun bulunduğu Excel belgesi arasında bir bağlantı oluşturmalısınız.

1-İlk olarak Excel dosyasını açın,istediğiniz tabloyu seçin ve bunu [Ctrl]+[C] tuş kombinasyonunu kullanarak kopyalayın.

2-Word altında yeni bir belge oluşturun ve Düzen/Özel Yapıştır komutunu çalıştırın.

3-Ekrana gelen Özel Yapıştır penceresindeki “Bağ Yapıştır” seçeneğini işaretleyin ve listede bulunan “Microsoft Excel Çalışma Sayfası Nesne” öğesini seçtikten sonra Tamam düğmesine tıklayın. Excel tablosu böylece Word’e eklenecektir.

4-Word belgesini kaydedin. Şayet bundan sonra Word tablosuna tıklayacak olursanız, üzerinde verileri değiştirebileceğiniz Excel tablosu otomatik olarak ekrana gelecektir.

Word altındaki Excel tablosunda Excel fonksiyonları nasıl kullanılır?

1-Excel tablosunu seçin ve [Ctrl]+[C] tuş kombinasyonunu kullanarak kopyalayın.

2-Daha sonra Word’ü aktif hale getirin ve Düzen/Özel Yapıştır komutunu çalıştırın.

3-Ancak bu sefer Yapıştır seçeneğini işaretleyin ve listede bulunan “Microsoft
Excel Çalışma Sayfası Nesne” öğesini seçtikten sonra Tamam düğmesine tıklayarak söz konusu tabloyu Word belgesine ekleyin. Bundan sonra tablo üzerine iki kere tıklayacak olursanız,tablo bir Excel nesnesi olarak ekrana gelecektir. Aynı zamanda Word altında tüm formülleri kullanabilmeniz için standart Excel fonksiyon çubuğu da ekrana gelecektir. Şayet düz metin üzerine tıklayacak olursanız belge tekrar Word moduna dönecektir.

ipucu: Tablo ve metinden oluşan karışık bir belge oluşturun. Word altında Ekle/Nesne komutunu çalıştırın. Ekrana gelen iletişim penceresi üzerindeki Yeni Yarat kartındaki listede bulunan “Microsoft Excel Çalışma Sayfası” öğesini işaretleyin ve yaptığınız işlemi Tamam düğmesine tıklayarak onaylayın.

Excel tablolarındaki formatlar Word altında korunur mu?

Yazı tipi veya kalınlık gibi biçim özellikleri Word dokümanlarına da aktarılırlar. Ancak Word 97, Word 2000’in aksine başlık satırındaki sütun genişliklerini kelime uzunluğuna göre otomatik olarak ayarlayamaz. Yani sütun genişliklerini manuel olarak değiştirmek zorundasınız.

Excel grafiklerini de Word belgesine ekleyebilir miyim?

Evet,ama nasıl? Excel altında oluşturulan grafikler tablolardakine benzer şekilde rahatlıkla Word’e aktarılabilirler. Bunun için ilk olarak Excel altında oluştuğunuz grafiği seçin ve [Ctrl]+[C] tuş kombinasyonunu kullanarak panoya kopyalayın. Word belgesinde Düzen/Özel Yapıştır komutunu çalıştırın. Bunun sonucunda ekrana gelen penceredeki Yapıştır seçeneğini aktif hale getirin ve “Microsoft Excel Grafiği Nesne” öğesini işaretleyin. Grafiğin belgeye eklenmesi için son olarak Tamam düğmesine tıklayın.

Excel tablosu Word sayfasından büyük, sayfaya nasıl sığdırabilirim?

Word altındaki tabloya tıklayın. Biçim/Nesne komutunu çalıştırın ve ekrana gelen pencere üzerindeki Boyut kartını aktif hale getirin. Boyutlandır ve döndür altından Yükseklik ve Genişlik değerlerini değiştirin. Şayet “Özgün resim boyutlarına uygun olarak” seçeneği aktif durumdaysa nesne orijinali ile aynı oranda değişecektir. Bir grafiğin büyüklüğü de bu şekilde değiştirilebilir. Ancak bu seçeneği sadece Düzen/Özel Yapıştır komutu kullanılarak eklendiği nesnelerde kullanabilirsiniz. Şayet bir tabloyu [Ctrl]+[C] ve Ctrl]+[V] tuş kombinasyonlarını kullanarak eklediyseniz,söz konusu nesnenin büyüklüğünü manuel olarak, örneğin sütun genişliklerini fare kullanarak değiştirebilirsiniz.

Excel’deki adresleri Word’deki bir mektuba nasıl aktarabilirim?

Excel yardımıyla bir adres defteri oluşturdunuz. Bu adres bilgilerini Word’ün seri baskı fonksiyonunu kullanarak mektup başlıkları olarak eklemek istiyorsunuz.

1-İlk olarak Word altında bir mektup hazırlayın.

2-Seri baskı yöneticisini aktif hale getirmek için Araçlar/Adres Mektup Birleştir komutunu çalıştırın.

3-Ekrana gelen Adres Mektup Birleştirme Yardımcısı penceresinde bulunan Yarat düğmesine tıklayın ve açılan Mektup Formları komutunu çalıştırın.

4-Uyarı penceresinde bulunan Etkin Belge düğmesine tıklayın. Böylece Word’ün seri mektup fonksiyonu çalıştırılmış oldu.

5-Daha sonra ikinci adım olan Veri Al düğmesine tıklayın ve Veri Kaynağı Aç komutunu çalıştırın. Adres bilgilerinizin bulunduğu dosyayı seçin ve Aç düğmesine tıklayın.

6-Microsoft Excel penceresini onaylayın ve pencere üzerindeki Ana Belge Düzenle komutunu çalıştırın.

7-Fare imlecini, Hitap kelimesinin Word belgesi üzerinde bulunacağı noktaya taşıyın. Daha sonra araç çubuğuna yeni eklenen Birleştirme Alanı Ekle düğmesine tıklayın.Bunun sonucunda, üzerinde Excel dosyasında bulunan tüm sütun isimlerinin bulunduğu bir liste ekrana gelecektir. Bunların üzerine arka arkaya tıklayarak “Hitap”, “İsim”, “Soyisim” ve “Adres” bilgilerinin belge üzerinde görüntülenmesini sağlayın.

8-Artık “Birleşik Verileri Görüntüle” düğmesine tıklayacak olursanız tablodaki ilk adres doküman içerisine eklenecektir. Tüm bilgileri otomatik olarak yüklemek için Yazıcıya Birleştir düğmesine tıklayın. Bunun sonucunda tüm mektuplar yazdırılacaktır.

Excel’de Word
Bir Excel tablosuna da Word’deki metinleri yazabilir miyim?

Evet! Bunun için Excel tablosunda bir metin kutusu oluşturmalısınız. Bu sayede tek bir hücre veya tüm tablo için açıklamalar oluşturabilirsiniz. İlk olarak bir Word belgesinden istediğiniz bir metin parçasını, Excel altında da kullanabilmek için [Ctrl]+[C] tuş kombinasyonunu kullanarak panoya kopyalayın.Daha sonra Excel belgesini açın. Excel altında Düzen/Özel Yapıştır komutunu çalıştırın ve ekrana gelen pencere üzerindeki Yapıştır seçeneğini işaretleyin ve hemen yanında bulunan listeden “Microsoft Word Belgesi Nesnesi” öğesini seçin. Son olarak metnin Excel belgesine eklenmesi için Tamam düğmesine tıklayın. Bunun sonucunda bir metin alanı eklenecektir. Şayet bu alan üzerine iki kere tıklayacak olursanız, tüm Word komutlarını kullanabileceğiniz bir program penceresi açılacaktır.

Metin kutusunu nasıl büyütebilir, küçültebilir veya taşıyabilirim?

Excel tablosuna eklenen metin kutuları sadece bir satır yüksekliğindedirler. Bir metin yazabilmek için bunu,far e yardımıyla büyütmelisiniz. Bunun için fare imlecini,tıklamadan,metin kutusunun altındaki siyah çizgi üzerinde bulunan küçük siyah kutucuk üzerine taşıyın. Bu esnada fare imleci iki taraflı ok halini alacaktır. Farenin sol tuşuna basın ve kutucuğu hareket ettirin. Bu sayede fare yardımıyla metin kutusu büyütebilir veya küçültülebilir. Kutunun yerini değiştirmek için de, yine tıklamadan, fare imlecini siyah dört yönlü ok halini alana kadar metin kutusu üzerine taşıyın. Daha sonra farenin düğmesine tıklayın ve kutuyu istediğiniz yere taşıyın.

Metin kutusu olan bir Excel tablosu yazdırırken nelere dikkat etmeli?

Metin kutusunun herhangi bir satırı engellememesine dikkat edin. Şayet metin kutusunu belirli bir tablo satırı altına yerleştirmek istiyorsanız, buraya boş satırlar eklenmesinde fayda vardır. Fare imlecini söz konusu tablo satırının altına taşıyın ve menü çubuğundaki Ekle/Satır komutunu çalıştırın. Bu işlemleri gerekli olduğu sürece tekrarlayın. Daha sonra tablo üzerinde istediğiniz yere gidin ve ister [Ctrl]+[P] tuş kombinasyonunu kullanarak, ister Dosya/Yazdır komutunu çalıştırarak belgeyi yazdırın.

Word’deki bir grafiği Excel tablosuna ekleyebilir miyim?

Bunun için ilk olarak grafiğin bulunduğu Word dosyasını açın. Söz konusu grafik nesnesi üzerine tıklayın ve [Ctrl]+[C] tuş kombinasyonu yardımıyla kopyalayın. Fare imlecini, grafiğin Excel belgesinde görünmesini istediğini yere taşıyın. Daha sonra Düzen/Özel Yapıştır komutunu çalıştırın. Bunun sonucunda ekrana gelen pencereden Yapıştır seçeneğini işaretleyin ve
yanında bulunan listeden “Resim (Değiştirilmiş Meta Dosyası)” (Excel 2000: “Resim (Geliştirilmiş Meta Dosyası)”) öğesini seçin. Resmi, Tamam düğmesine tıklayarak belge içerisine ekleyin. Şayet grafik üzerine tıklayacak olursanız, bunu düzenlemenize yarayacak Resim araç çubuğu ekrana gelecektir.

Word’deki adres dosyasını Excel’e nasıl aktarabilirim?

Adres tablosunun bulunduğu Word belgesini çalıştırın. Söz konusu tabloyu seçin ve bunu [Ctrl]+[C] tuş kombinasyonunu kullanarak panoya kopyalayın.Daha sonra bir Excel belgesi açın ve ilk satıra bir kez tıklayın. Daha sonra Word tablosunu eklemek için [Ctrl]+[V] tuş kombinasyonunu uygulayın. Artık Excel fonksiyonlarından faydalanabilirsiniz. Şayet söz konusu tabloyu eklemek için Düzen/Özel Yapıştır komutunu kullanılırsa,tablo Word dokümanı olarak kalacaktır.

Word biçimlendirmeleri Excel altında korunurlar mı?

Evet! Eğer Word belgenizi Düzen/Özel Yapıştır komutunu kullanarak bir metin kutusu içerisine ekleyecek olursanız, metnin biçim özellikleri korunacaktır. Hayır! Eğer Excel/Word 97 kullanıyorsanız, hazırladığınız Word tablosunu bir Excel tablosu haline dönüştürdüğünüzde tüm biçim özellikleri kaybolacaktır. Yazı tipi,yönlendir me ve renk ayarları Excel standart değerleri ile değişecektir. Ancak buna karşılık Word/Excel 2000 altında ayarlarda değişiklik olmayacaktır.

Okuyucu Yorumları

İlk yorum yapan siz olun
Sen de yorum yaz

 


CHIP'i Takip edin
E-Posta listemize katılın
CHIP Dergi Mobil Cihazınızda

İlginizi çekebilir