Sihirbazın üçüncü adımında Yahoo profilinizi ve daha önce girdiğiniz e-postalardan birini seçtikten sonra grup oluşturma sürecinin son adımına geçmek üzere Continue düğmesine tıklamalısınız. Bunun sonucunda ekrana gelen pencere üzerinden, gruba katılmasını istediğiniz maksimum 50 tane e-posta girebilir ve gruba yeni, üye olanlar için bir hoş geldin mesajı hazırlayabilirsiniz.
Maksimum 300 karakterden oluşabilen bu mesaj grubun içeriğini ve amacını yeni kullanıcılara açıklar nitelikte olmalıdır. Grup oluşturma sürecinde yazılan tüm mesajları ve ayarları ileride istediğiniz gibi değiştirebilirsiniz. Dikkat! Oluşturulan grup bir süre Yahoo tarafından takip edilecek, gereksiz veya hatalı bulunursa sistemden silinecektir.
Grup ana sayfası ve gelişmiş kullanıcı yönetimi
Grup oluşturulduktan sonra grup ana sayfası ekrana gelecektir. Buradan Yahoo Gorups’un sunduğu tüm fonksiyonlara ulaşabilir, grup ayarlarını ve kullanıcı özelliklerinizin tümünü değiştirebilirsiniz.
Sesli ve yazılı sohbet, online dosya ve fotoğraf saklama, veritabanı, sık kullanılanlar listesi, takvim Yahoo’nun gruplar için sunduğu hizmetler arasında sayılabilir. Kullanıcılar, online chat aracını kullanarak birbirleri ile sesli veya yazılı olarak sohbet edebilirler. Bunun haricinde Yahoo her gruba, sahip olduğu dosyaları saklayabilmesi için 20 MByte’lık bir alan atıyor. Böylece kullanıcıların dosyaları online paylaşarak gereksiz trafik oluşması engelleniyor.
Düzeltmenin kontrolü altında olmak kaydı ile her kullanıcı bu sayfaya istediği gibi dosya yükleyebilir veya alt klasörler oluşturabilir. Ancak moderator isterse kullanıcıların bu servislere erişmesini engelleyebilir. Birbirinden oldukça uzakta yaşayan arkadaşların online bir fotoğraf albümü oluşturulmalarına imkan tanıyan Photos ise, Files kısmı ile benzer özelliklere sahip. Buradaki bir diğer kullanışlı fonksiyon ise grup toplantılarının online olarak planlanmasına ve böylece ortak kararlar alınmasına imkan tanıyan Calendar, yani takvimdir.
Grubun sunduğu en önemli fonksiyonlardan biri ise Poll, yani oylamadır. Bu sayede hazırlayacağınız sorular ile kullanıcıların belirli konulardaki düşüncelerini alabilir ve istatistikler tutabilirsiniz. Grup yöneticileri diğer kullanıcıların davranışlarından sorumludurlar ve kişilerin haklarını istedikleri gibi sınırlayabilirler. Örneğin Members penceresinden grup üyelerini inceleyebilir, kullanıcıları silebilir ve gruba bir daha üye olmalarını engelleyebilirler. Invites penceresini kullanarak istediğiniz kişilerin gruba üye olmalarını sağlayabilirsiniz.
Group Settings penceresini kullanarak da grubu oluştururken yaptığınız tüm ayarları kontrol edebilir ve memnun kalmadıklarınızı istediğiniz zaman değiştirebilirsiniz.
Kişisel bilgilerin yönetimi ve posta seçenekleri
Grup penceresinin sağ üst tarafında bulunan Edit My Membership bağlantısına tıklayarak kişisel bilgilerinizi güncelleyebilir ve ayarlarınızı değiştirebilirsiniz. Buradan Yahoo profilinizi ve grup içerisinde kullanılacak e-posta adresinizi değiştirebilir veya yeni adresler ekleyebilirsiniz.
Ancak buradaki en önemli nokta e-posta kutunuzun gereksiz yere işgal edilmesini engelleyecek olan Message Delivery, Message Format ve E-mail Notification ayarlarıdır. Message Delivery altındaki seçenekleri kullanarak tüm mesajların ayrı ayrı, aynı gün içerisinde gönderilen mesajların size tek bir ileti içerisinde, sadece yönetici tarafından hazırlanan özel notların gönderilmesini veya hiçbir şekilde e-posta gönderilmemesini sağlayabilirsiniz.Message Format başlığı altındaki seçenekler ise size gönderilen tüm mesajların HTML biçimine döndürülmesini veya olduğu gibi bırakılmasını sağlayabilir. Son olarak da E-mail Notification seçenekleri ile de gruptan ayrılan veya gruba yeni giren kişileri veya onay bekleyen mesaj/üyelik olup olmadığını bildiren mesajların hesabınıza gönderilmesini sağlayabilirsiniz.
İletiler için Outlook Express ve Outlook 2000 istemci ayarları
Şayet çok aktif bir gruba üyeyseniz ve erişim adresi olarak da POP3 sunucusu kullanan e-posta hesabınızı verdiyseniz gelen kutunuz oldukça karışacak demektir. Ancak Outlook Express veya Outlook kullanıyorsanız, istemci gelen iletilerin kurallar yardımıyla otomatik olarak ayıklandıktan sonra özel bir klasör içerisine taşınmasını sağlayabilirsiniz.
Outlook Express: İlk olarak söz konusu gruptan gelen iletilerin saklanacağı bir klasör oluşturmalısınız. Bunun için yerel klasörler altına farenin sağ düğmesini kullanarak tıklayın ve açılan nesne menüsündeki Yeni Klasör komutunu çalıştırdıktan sonra klasör için uygun bir isim verin. Daha sonra Araçlar/İleti Kuralları/ posta komutunu çalıştırın. Bir kural oluşturmak için Yeni düğmesine tıklayın ve birinci adımda koşul olarak “İletinin kimden satırı kişi adını içersin” seçeneğini işaretleyin. İkinci adımda “Belirtilen klasörüne taşı” eylemini seçin ve son olarak üçüncü adımda da gönderen kişiyi (Grup ismi) ve iletinin taşınacağı klasörü seçin.
Outlook 2000: İlk olarak Outlook Express’dekine benzer bir şekilde yeni bir klasör oluşturun ve daha sonra yeni bir kural oluşturmak için Araçlar/Kural Sihirbazı komutunu çalıştırın. Ekrana gelen pencere üzerindeki Yeni düğmesine tıklayın ve takip eden penceredeki listede bulunan listeden “Bilinden gelen yeni iletileri taşı” türünü işaretleyin. Kural açıklaması kısmını kullanarak kimden gelen iletilerin nereye taşınacağını belirtin ve daha sonra İleri düğmesine tıklayın. Ekrana gelen direktişeri takip edin ve daha sonra kural için bir isim oluşturduktan sonra Son düğmesine tıklayarak kuralı tamamlayın.
Lise öğrencilerinin üzerinde uzlaştıkları tek konu, belki de hayatlarının sonuna kadar birbirlerinden ayrılmayacaklarıdır. Ancak mezun olduktan sonra üniversite, iş derken herkes kendi yolunu çizer ve bir şekilde aradaki bağlantı kaybolur. Ancak günümüz teknolojisi ile bu bağlantıyı sanal da olsa yeniden kurmak mümkündür.Herkese açık olan posta grupları sayesinde eski arkadaşlar tek bir çatı altında toplanabilirler. Posta grupları etkili bir şekilde kullanıldığında öğrencilerden, iş verenlere kadar çok geniş bir yelpazeye dahil kullanıcıların isteklerini karşılayacak ve hatta hayatlarını kolaylaştıracaktır. Örneğin önceki seneki sınav soruları, ders notları grup adresine gönderilerek tüm üyelerin bu bilgilerden faydalanması sağlanabilir veya toplantı saatleri ve görevler tüm çalışanlara tek bir eposta ile gönderilebilir.
Dünyadaki en büyük portallardan biri olan Yahoo, ücretsiz e-posta hizmetinin haricinde bir de ücretsiz posta grubu hizmeti sunuyor. Bir Yahoo ID ve bir e-posta adresine sahip olan herkes istediği başlık altında ve istediği içeriğe sahip gruplar hazırlayabilir. Grup oluşturulması ve yönetilmesi esnasında Yahoo’nun kendi hazırladığı ara yüz kullanıldığı için HTML veya özel başka bilgilere gerek yoktur. CHIP, bu yazı içerisinde tasarım aşamasından başlayarak grupların nasıl oluşturulacağı, kullanıcı ve grup yönetimi hakkında bilmeniz gerekenleri gösteriyor.
İlk adım: Grup tasarımında dikkat edilmesi gerekenler
İlk olarak posta grubu oluşturmak istediğiniz alanda başka bir tartışma listesi olup olmadığını kontrol etmelisiniz. Çünkü halihazırda binlerce kurulu tartışma listesi vardır ve aynı amaçla daha önceden kurulmuş bir listenin benzerini veya aynısı hazırlamak da pek anlamlı olmayacaktır. Bunun için ister Yahoo Gorup dizinini kontrol edebilir ister bu dizin içerisinde istediğiniz konuyu aratabilirsiniz.Grup oluşturmak istediğiniz alana karar verdikten sonra grubun amacına uygun olarak kısa ve açıklayıcı bir isim bulmalısınız.
Artık bir konuda grup oluşturmaya karar verdiyseniz ve bu sorumluluğu alabileceğinizi düşünüyorsanız www.yahoo.groups. com adresindeki “Start a new group” bağlantısına tıklayarak, grup oluşturma yönünde ilk adımınızı atabilirsiniz. Ancak online olarak gerçekleşen bu işlem sırasında vakit kaybetmemek için bazı kararları önceden vermenizde fayda vardır.
Grubu oluştururken göz önünde bulundurulması gereken diğer bir nokta ise grubun üyelerini belirlemektir. İsterseniz kendi adres defterinizdeki kişileri Yahoo Groups’a aktarabilir veya isteyen her kullanıcının sizden davet beklemeden kayıt olmasına izin verebilirsiniz.
İpucu: Kullanıcıların kendilerinin kayıt olmasına izin verilen açık abonelik sistemindeki herhangi bir gruba dahil olmak için yapmanız gereken tek şey “grupismisubscribe@ yahoogroups.com” biçimindeki bir adrese boş bir e-posta göndermektir. Buradaki grup ismi yerine dahil olmak istediğiniz grubun ismin, örneğin “kal_mezunlari” yazmalısınız. Kayıt işlemini tamamlamak için yapmanız gereken en son işlem ise size gelen onay mesajını geri göndermektir. Söz konusu kararlardan en önemlisi, tartışma listesinde moderator yani yöneticinin bulunup, bulunmayacağıdır. Yöneticinin görevi, tüm mesajları gruba gönderilmeden önce incelemek ve uygun olmayanların üyelere gönderilmesini engellemektir.
Aslında bu soruya verilecek cevap tamamen listeye ayırmayı planladığınız zamanla ilgilidir. Düzenleyicisi olmayan liste tamamen aboneleri tarafından tanımlanır. Eğer sizin tartışma listeniz çok belirli bir konuya sahipse gruba gelip, giden mesajları takip etme gereği duymayabilirsiniz.
İkinci adım: Posta grubunu oluşturma
Artık grupla ilgili kararları kafanızda toparladığınız göre “Start a new group” bağlantısına tıklayarak yeni bir grup oluşturmaya başlayabilirsiniz.Grup oluşturmanın ilk aşamasında dört adımdan oluşan bir sihirbaz sizi karşılayacaktır. Bu sihirbazın ilk adımda grubunuzu oluşturmak istediğiniz kategoriyi seçmelisiniz. Bunun için istediğiniz kategori bağlantısına, buradaki örnekte School&Education kategorisini kullanacağız, tıklayarak bir sonraki pencereye geçebilirsiniz. Birinci işlemin devamı niteliği taşıyan bu pencereden ise biraz önce seçilen kategoriye ait bir alt kısım seçmelisiniz. Yaptığınız kategori seçimlerinin doğruluğunu onaylamak için bir sonraki pencerede bulunan “Place my group in....” bağlantısına tıklayın.
Sihirbazın ikini adımında ise oluşturduğunuz bu grup için grup sayfasında ve arama sonuçlarında ekrana gelecek bir isim yazmalısınız. Daha sonra tek bir eposta adresi üzerinden tüm üyelere mesaj göndermek için, grup ismi ile uyumlu bir e-posta adresi girmelisiniz. Söz konusu eposta adresinin daha önceden hazırlanmış olmasına gerek yoktur. Yahoo buraya gireceğiniz e-posta hesabını otomatik olarak oluşturacaktır. Daha sonra yine aynı pencere üzerindeki “Describe your group” kutusuna, kutusuna, grup sayfanızın en üstünde ekrana gelecek olan kısa bir açıklama girin. Daha sonra grup üyelerinin mesajlarını etkilemeyecek de olsa grupta kullanılacak dili seçmelisiniz.
Grup ve kullanıcı seçenekleri, üye yönetimi ve kullanıcı hakları
Grubun temellerinin atıldığı ikinci adımdaki “Select directory listing type” başlığı altındaki “Listed” seçeneğini işaretleyerek hazırladığınız grubun tüm Yahoo grup üyeleri tarafından görünmesini veya Unlisted seçeneğini kullanarak bu grubun dizin içerisinde yer almamasını sağlayabilirsiniz. Daha önce de bahsettiğimiz gibi grubun en önemli özellilerinden biri üye yönetimidir. “Select membership type” başlığı altındaki Open (Açık), Restricted (Kontrollü) ve Closed (Kapalı) üyelik seçeneklerinden birini kullanabilirsiniz. Açık üyelik sisteminde isteyen herkes grubunuza üye olabilirken, kontrollü sistemde kişilerin üye olabilmeleri için sizin onayınız istenmektedir.
Kapalı sisteminde ise sadece sizin davet ettiğiniz kişiler grubunuza üye olabilir ve bu seçimi ileride değiştirme imkanına sahip değilsiniz. Burada bulunan bir alt seçenek ise kullanıcıların kendi eposta adreslerini gizleme imkanı tanımaktadır ki bu kullanıcılar gruba e-posta ile mesaj gönderemezler. Son olarak grupta, daha önce değindiğimiz düzeltmen olup olmayacağını belirleyebilirsiniz. Bunun için Unmoderated,Moderated veya Newsletters seçeneklerinden birini işaretleyebilirsiniz. Şayet Newsletters seçeneğini işaretlerseniz, gruba sadece siz mesaj gönderebilirsiniz. Yani diğer üyeler sadece okuyucu olarak katılabilirler.